¿Qué es la automatización robótica de procesos?

La automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) representa un avance muy significativo en la tecnología de la automatización puesto que se centra, principalmente, en instrucciones que están preprogramadas y que mejoran la agilidad de los procesos empresariales.

Mejora la productividad gracias al uso de robots de software que están programados para ejecutar tareas específicas, entre las que se incluyen actividades con base en datos y tareas con base en reglas. La implantación de herramientas de RPA permitirá reducir significativamente los errores humanos y mejorar la eficiencia hasta niveles inalcanzables solo con esfuerzos manuales.

En este artículo, exploraremos las principales características de esta tecnología. Además, examinaremos sus beneficios y abordaremos estrategias útiles para superar los posibles obstáculos.

¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)? Características principales y casos de uso sobre RPA explicados de forma sencilla

Es un software de escritorio que está diseñado para automatizar tareas que son repetitivas o predecibles que suelen realizar los humanos. Utiliza robots de software, para ejecutar una secuencia de pasos y así completar actividades importantes sin intervención humana. Puede ser especialmente útil para automatizar procesos empresariales que requieren la interacción con múltiples sistemas digitales.

Principales características

Antes de entrar en detalles, exploraremos las principales características de la automatización robótica de procesos (RPA):

• Automatización de tareas repetitivas: los bots de RPA pueden gestionar tareas como la introducción de datos, la manipulación de archivos, la cumplimentación de formularios y los procesos administrativos que son repetitivos de forma eficaz.
• Integración de distintos sistemas: los bots pueden funcionar en diferentes sistemas de software, lo que los hace ideales para tareas que requieren interactuar con varias aplicaciones, como la extracción de datos de un sistema para introducirlos en otro.
• Toma de decisiones con base en reglas: la RPA sigue reglas y lógicas que están predefinidas, lo que la hace adecuada para procesos que no requieren el juicio humano o una toma de decisiones compleja.

Casos de uso de la RPA: ¿cuándo conviene utilizar RPA?

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de uso del amplio potencial transformador de la RPA en diversos sectores:

Finanzas y contabilidad:

• Tramitación de facturas: automatización de la extracción de datos de las facturas y su introducción en los sistemas contables.
• Cuentas por pagar y por cobrar: automatización de la gestión de cuentas por pagar y por cobrar, incluye el procesamiento de pagos y la gestión de cobros.
• Gestión de gastos: agilización de la tramitación de informes de gastos y reembolsos.

Recursos humanos:

• Incorporación de empleados: automatización del proceso de creación de perfiles de nuevos empleados en varios sistemas, de la inscripción en las prestaciones y de otras tareas de incorporación.
• Procesamiento de nóminas: automatización de la compilación de los datos de las nóminas y garantía de un pago correcto de los salarios.
• Gestión de los datos de los empleados: gestión de los cambios de datos de los empleados, como actualizaciones de dirección o cambios de puesto, en varios sistemas internos.

Servicio de atención al cliente:

• Respuestas automatizadas: gestión de consultas estándar de los clientes con respuestas que están automatizadas.
• Actualizaciones de la información de contacto: actualización de la información de contacto de los clientes en múltiples plataformas.
• Programación de servicios: automatización de la programación de citas para servicio al cliente o de seguimiento.

Sanidad:

• Programación de citas de pacientes: gestión de las citas de los pacientes y envío de recordatorios.
• Gestión de historias clínicas: actualización y gestión de las historias clínicas de los pacientes en distintos sistemas.
• Facturación y tramitación de reclamaciones: automatización de la tramitación de facturas médicas y reclamaciones de seguros.

Sector retail y e-commerce:

• Tramitación de pedidos: automatización de la tramitación de pedidos, incluye la actualización de los sistemas de inventario y el inicio de los procesos de envío.
• Tramitación de devoluciones: gestión de las solicitudes de devolución y actualización del inventario y los registros financieros en función de estas.
• Análisis de las opiniones de los clientes: recopilación y procesamiento de las opiniones de los clientes para su análisis.

Cadena de suministro y logística:

• Gestión del inventario: actualización y gestión de los niveles de inventario a partir de datos en tiempo real.
• Seguimiento y coordinación de envíos: automatización del seguimiento de los envíos y actualización de los sistemas con información sobre el estado y la ubicación.
• Incorporación de proveedores: agilización del proceso de incorporación de nuevos proveedores y gestión de sus datos.

Operaciones informáticas:

• Migración e introducción de datos: automatización de la migración de datos entre sistemas o de las tareas habituales de introducción de datos.
• Monitoreo de redes: monitoreo del estado de la red y detección automática de problemas para su revisión.
• Gestión de cuentas de clientes: gestión de cuentas de usuario, incluye la creación, la actualización y la eliminación.

Banca:

• Tramitación de préstamos: automatización de las fases iniciales de la tramitación de préstamos, como la recopilación de datos y la evaluación inicial.
• Detección de fraudes: ayuda en la supervisión de las transacciones para detectar posibles actividades fraudulentas.
• Cumplimiento de KYC: automatización de la recopilación y verificación de datos de clientes para el cumplimiento de la normativa «Conozca a su cliente» (KYC, por sus siglas en inglés).

¿Cuál es la diferencia entre la RPA, los flujos de trabajo y la automatización de procesos?

Ahora que hemos definido qué es la RPA, quizás te interese saber qué la distingue de otros conceptos de automatización, como un flujo de trabajo general o la automatización de procesos.

Automatización robótica de procesos (RPA)

• Alcance: la RPA se centra en la automatización de tareas específicas que son repetitivas, con base en reglas y suelen implicar la interacción con sistemas digitales. El alcance suele limitarse a tareas individuales y no a procesos en su totalidad.
• Responsabilidades: los bots RPA se encargan de imitar acciones humanas como hacer clic, teclear y extraer datos. Se encargan de tareas como la introducción de datos, la manipulación de archivos o la transferencia de datos entre sistemas.

Flujo de trabajo

• Alcance: los flujos de trabajo se refieren a la secuencia y ejecución de los procesos empresariales. Son más amplios que las tareas individuales y se centran en cómo se organizan los distintos pasos de un proceso y cómo se transmite la información o las tareas de una etapa a otra.
• Responsabilidades: la gestión de flujos de trabajo consiste en definir, ejecutar y automatizar los procesos empresariales. Garantiza que las tareas, la información o los documentos pasen de un participante a otro en la secuencia correcta y que se sigan las reglas del proceso.

Automatización de procesos: 

• Alcance: la automatización de los procesos, o la automatización de los procesos empresariales (BPA, por sus siglas en inglés), abarca el uso de la tecnología para automatizar procesos empresariales que son complejos. Es más amplia que la RPA, ya que pretende automatizar los procesos en su totalidad.
• Responsabilidades: la BPA se encarga de automatizar una secuencia de actividades o flujos de trabajo para mejorar la eficiencia empresarial. Implica integrar aplicaciones, reestructurar los recursos laborales y utilizar aplicaciones informáticas en toda la empresa.

RPA vs. Flujos de trabajo vs. Automatización de procesos: resumen

A continuación, incluimos una tabla que muestra las diferencias entre la RPA, los flujos de trabajo y la automatización de los procesos:

Beneficios de la RPA

Los beneficios de utilizar un software de RPA son muchos. Por ejemplo, como estos bots trabajan de forma autónoma sin necesidad de intervención humana una vez están programados, pueden estar en funcionamiento todo el tiempo. De esta forma, se mejora la precisión, se ahorran costes y se aumenta la productividad. Profundicemos en estas ventajas de la RPA para comprenderlas mejor:

• Mayor eficacia y productividad

Los bots RPA pueden funcionar 24 horas al día, 7 días a la semana, sin interrupciones, lo que permite realizar las tareas mucho más rápido que con el procesamiento manual. Esto aumenta la productividad general y permite a los empleados humanos centrarse en tareas más complejas.

• Ahorro de costes

Al automatizar las tareas rutinarias, la RPA reduce los costes laborales que están asociados a estas tareas. Con el tiempo, esto puede suponer un importante ahorro de costes para la empresa.

• Mayor precisión

Reduce la probabilidad de errores que están asociados al procesamiento humano, como los fallos en la introducción de datos. Importante en ámbitos en los que la exactitud es esencial, como las transacciones financieras y los informes de cumplimiento.

• Mayor cumplimiento

La RPA puede programarse para seguir con precisión los requisitos normativos, lo que facilita a las empresas el cumplimiento de diversas normas legales y del sector.

• Mejor experiencia del cliente

RPA permite dar respuestas más rápidas de atención al cliente y aumentar los niveles de satisfacción.

• Satisfacción laboral

Los empleados pueden dedicarse a tareas más provechosas y gratificantes, lo que puede mejorar la satisfacción laboral y reducir el agotamiento.

• Agilidad empresarial

Permite a las empresas adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado y a las demandas operativas

• Información y análisis

RPA recopila datos sobre la ejecución de tareas que pueden analizarse para obtener información sobre la eficiencia de los procesos, los cuellos de botella y las áreas de mejora.

• Reducción del riesgo operativo

Al minimizar la intervención humana en los procesos rutinarios, la RPA reduce el riesgo de errores e incoherencias en las operaciones empresariales más importantes.

Beneficios de la RPA

Problemas de la RPA

La tecnología RPA no está exenta de fallos y puede verse limitada por la calidad de su programación. Los bots siguen unas reglas y una lógica predefinidas, por lo que carecen de la capacidad de gestionar tareas que requieren juicio humano, creatividad o toma de decisiones complejas.

Además, la escalabilidad es otro aspecto fundamental en el que este tipo de tecnología puede encontrar dificultades. A medida que se introducen más datos, los bots pueden tener problemas para seguir el ritmo de las órdenes, lo que provoca errores y largos tiempos de ejecución.

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Superación de los obstáculos de la RPA con integración

A la hora de implementar la tecnología RPA en un sistema hay que superar varios obstáculos. Es esencial utilizar el mejor equipo que esté disponible para aumentar su eficacia. La integración y unas sólidas medidas de ciberseguridad, como el cifrado de datos o Identity and Access Management (IAM) pueden resolver de forma eficaz los problemas de escalabilidad y seguridad. Además, un plan de ciberseguridad eficaz que cumpla la normativa de protección de datos es crucial para prevenir las filtraciones de datos.

Para que la RPA gestione grandes volúmenes de datos se requiere algo más que una integración eficaz y una sólida estrategia de ciberseguridad. Un mantenimiento constante es otro aspecto importante. Un equilibrio entre automatización y habilidad humana, especialmente para el mantenimiento y las actualizaciones o revisiones periódicas de los bots, es vital para una implementación óptima.

Conclusión

La RPA mejora la productividad empresarial y aumenta el ROI mediante la automatización de tareas como la introducción de datos, libera así a los empleados de tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. Este cambio les permite centrarse en un trabajo más esencial que favorece la productividad general de la empresa. Además, reduce los errores humanos y puede funcionar 24 horas al día, 7 días a la semana, sin interrupciones.

Asimismo, hemos analizado los principales retos que están asociados a la RPA y cómo pueden superarse con soluciones iPaaS como Boomi, Azure o Workato, estrategias de ciberseguridad como las tecnologías IAM, y los conocimientos humanos esenciales necesarios para el mantenimiento, las revisiones y las actualizaciones del sistema.

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