Processus JML (Joiners, Movers, and Leavers)

Processus JML

Les processus de mise à disposition JML (Joiners, Movers, Leavers) constituent un processus RH clé dans la plupart des organisations. C’est le processus RH qui consiste à gérer les employés dans la perspective de rejoindre l’organisation, de déplacer des départements ou domaines et de quitter l’organisation, essentiellement le cycle de vie d’un employé. Les processus métier abordent tous les changements nécessaires requis dans les systèmes en amont et en aval pour soutenir le rôle ou le changement de rôle de l’employé.

Le temps nécessaire pour intégrer un nouvel employé et le rendre productif dans un rôle peut être une surcharge significative et une zone de perte de valeur pour les organisations. Cela peut avoir un impact significatif sur leur capacité à répondre aux changements de leur environnement ou à réagir aux opportunités du marché. Le temps nécessaire pour désactiver les employés dans les systèmes et l’exhaustivité de ce processus créent également des zones de risque et d’exposition pour les organisations.

En faisant face à JML

Les organisations doivent analyser leurs processus sous plusieurs angles. Pas seulement la perspective RH interne, mais aussi l’expérience des consommateurs en matière de RH et comment cela interagit avec les besoins d’autres domaines fonctionnels. Comprendre non seulement ce qui est nécessaire, mais rechercher des opportunités pour améliorer l’expérience globale.

Il est important pour une organisation d’analyser et de comprendre le coût associé au processus existant afin que le retour sur investissement de son automatisation puisse être clairement compris.

Nous devons comprendre non seulement le processus mais aussi les niveaux de service entre les domaines fonctionnels de l’organisation ou avec les fournisseurs:

Combien de temps faut-il pour obtenir l’équipement?
Pouvons-nous recycler l’équipement?
Avons-nous besoin de réserver une formation?
Pouvons-nous planifier automatiquement la formation et comprendre la disponibilité?
À quels systèmes doivent-ils avoir accès et dans quel rôle du système?
Pour quels systèmes l’accès peut-il être accordé automatiquement?
Existe-t-il des systèmes supplémentaires qui ont besoin de la création manuelle de comptes, qui en est responsable et quel est le niveau de service associé à l’activité?

Nous construisons une image des APIs dont nous disposons, des APIs dont nous avons besoin pour extraire les services et de celles dont nous avons besoin en tant que points d’entrée et sortie dans les processus. Les processus de recrutement, de déménagement et de départ sont très étroitement liés aux rôles et au contrôle d’accès basé sur les rôles. La hiérarchie des rôles au sein de l’organisation est très importante en termes d’approbations dans tous les processus d’affaires et lignes hiérarchiques. C’est ce qui rend ce processus si fondamental dans de nombreuses organisations. Si vous ne pouvez pas modéliser correctement la hiérarchie organisationnelle, les rôles et les approbations ici, il devient alors très difficile de le faire ailleurs dans l’organisation dans d’autres processus d’affaires clés.

Avec les bonnes données, APIs et architecture d’intégration, une organisation peut créer des processus plus flexibles capables de répondre au changement. Les processus changent, la législation change et si nous construisons pour le changement dès le début, nous sommes plus susceptibles d’être en mesure de réagir au changement quand il survient.

Comment les organisations se trompent-elles?

C’est souvent dans les fondements de leur système RH que les organisations font leurs erreurs. Il est facile de se retrouver avec une hiérarchie organisationnelle implémentée dans un système RH qui ne reflète pas la réalité ou ne correspond pas aux autres systèmes. Il est également courant de constater que vous récupérez un employé du système RH et que vous ne disposez pas des informations nécessaires pour les créer de manière appropriée dans les structures d’annuaire Active Directory ou LDAP. Alternativement, vous constatez que la personne à qui ils relèvent dans les RH n’est pas réellement la personne à qui ils doivent faire rapport, peut-être en termes de systèmes ou pour l’approbation des dépenses.

Une autre erreur fréquente commise par les organisations est de se concentrer sur trop peu ou trop au processus. Cela se traduit généralement par un manque de toute la valeur de l’automatisation du processus. Passer trop de temps à se concentrer sur les menuisiers par exemple et rater les avantages en termes d’efficacité lorsqu’un employé quitte.

Le dernier domaine clé est l’approche globale de l’intégration ou de l’automatisation du processus. Une mauvaise sélection de la technologie, l’absence d’un modèle de données pour étayer les intégrations ou les APIs, les intégrations point à point et les services étroitement couplés sont tous des domaines qui peuvent réduire les avantages des résultats.

Comment Chakray peut vous aider?

Chakray aide les organisations à éviter les pièges de l’automatisation de ces processus et à garantir des résultats positifs. Notre expérience des projets d’intégration et d’automatisation nous permet d’aider nos clients à faire les bons choix et à poser les bonnes bases pour réussir ces projets. Avoir au moins une partie à la table qui est systématiquement dirigée par l’intégration dans l’approche aide à obtenir une vue beaucoup plus équilibrée lors de la mise en œuvre des systèmes et de la technologie.

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