Processus automatisé Quote to Cash (QTC)

Quote to Cash

Le processus du devis à l’encaissement ou Quote-to-Cash (QTC) est un processus qui couvre les applications qu’une organisation utilise pour gérer les interactions avec les clients, de la tarification à la facturation. Il couvre le parcours de l’intention du client à l’achat et à la reconnaissance des revenus. Nous l’associons normalement à l’intégration à un niveau de base des systèmes de gestion de la relation client (CRM) et de planification des ressources d’entreprise (ERP) / Finance. Il existe en termes d’intégration pour aider à générer un meilleur retour sur investissement de vos implémentations CRM et ERP. Il apporte une plus grande précision des données et des processus plus rationalisés à l’organisation.

Nous entendons fréquemment parler de Quote-to-Cash dans les implémentations de systèmes Configure Price Quote (CPQ) où les organisations ont des services ou des produits complexes qui nécessitent une configuration, par exemple. configurateurs d’ordinateurs ou voitures en ligne ou produits fabriqués sur mesure. Dans ces implémentations, la complexité va au-delà de la transformation d’un devis dans un système CRM en une facture dans un système financier pour produire une nomenclature (BOM ou Bill of Materials) à des fins de fabrication. Il peut s’agir de livraisons d’intégration très complexes.

Dans certaines organisations, la configuration du devis est moins importante et l’accent est donc mis sur le processus Order-to-Cash. Nous pouvons considérer Order-to-Cash comme un sous-ensemble de Quote-to-Cash et, dans de nombreux cas, logiquement plus simple à réaliser. Dans les deux cas, à moins que vous n’ayez implémenté un monolithe CRM / ERP combiné, vous devrez intégrer des systèmes et pour de nombreuses organisations qui achètent les meilleurs systèmes, l’intégration est la voie privilégiée.

En faisant face à Quote to Cash

L’intégration du processus Quote-to-Cash est réalisée par l’intégration des objets de base entre les systèmes concernés dans le processus. Au minimum, cela se fait généralement entre le système CRM et le système ERP / Finance. À son niveau le plus simple, les organisations souhaitent voir une opportunité qui avait un certain pourcentage de possibilité de devenir une transaction fermée au début de l’entonnoir est maintenant à 100% certaine de se terminer par une vente(«Closed Won») dans leur système CRM devenir un compte client et une facture dans leur système financier. À un niveau plus complexe, un produit configuré sur un site Web devient une commande, un client, une facture et finalement une nomenclature que l’organisation fabrique en un produit. Incluant potentiellement un composant de service de renouvellement pour une partie ou la totalité du produit.

La clé du succès dans la fourniture d’un processus Quote-to-Cash intégré / automatisé réside dans l’harmonisation et la rationalisation des objets d’affaires partagés entre les systèmes. Plus le produit ou le service est complexe, plus l’architecture et la qualité des données deviennent importantes. Les organisations ont besoin d’un ensemble harmonisé de produits, de catalogues de prix et de clients entre les systèmes. Ils doivent également s’assurer que la gestion continue des informations sur les produits fait partie de l’ensemble intégré de processus afin de garantir que les catalogues de produits ne soient pas décalés les uns par rapport aux autres.

Il est important pour les organisations de définir clairement la propriété des données tout au long du processus ou même le transfert de propriété des données en fonction du système qui les maîtrise. Les organisations doivent s’assurer que chaque système capture les bonnes données au bon moment à chaque étape du parcours client. Une opportunité fermée gagnée dans un système CRM est en grande partie sans intérêt si elle ne contient pas les détails d’adresse dans l’enregistrement de compte client pour facturer réellement le client à partir du système financier.

Il est également important que chaque processus d’intégration ferme la boucle de l’intégration, en ré-écrivant dans le système source ce dont il a besoin à partir du système en aval sur lequel l’écriture est effectuée. L’équipe du service client d’une organisation ne devrait pas vraiment avoir besoin de quitter le système CRM pour savoir que la facture a été créée pour le client et quand elle a été envoyée. Le besoin de chercher ailleurs laisse finalement le client avec une expérience décousue et affecte la productivité de l’agent.

Des erreurs fréquentes

Une erreur fréquente des organisations pour répondre à ce besoin commercial est d’essayer de gérer ou de livrer en dehors du contexte de leur stratégie ou de leur cadre d’intégration. Il n’y a rien de mal à proposer une solution tactique ici, mais la stratégie devrait permettre cela et englober les outils et la gouvernance appropriés. Le simple fait de créer un désordre tactique à résoudre plus tard conduit généralement à l’effondrement du processus au moment donné. Le processus Quote-to-Cash devrait être quelque chose d’assez stratégique lorsqu’il existe un besoin défini dans une entreprise. Le fait qu’il soit si étroitement lié au client, au produit et aux revenus signifie qu’il doit être géré de manière appropriée en tant que processus continu. Il doit être en mesure de répondre au changement.

Une autre erreur que font les organisations est de ne pas traiter les données sous-jacentes, leur qualité, leur structure et la façon dont elles sont modélisées. Plus l’offre de produits est complexe, plus l’efficacité de l’intégration dépend du degré d’harmonisation des données entre les systèmes. Les organisations doivent examiner attentivement les données et le processus. Ils doivent profiter de l’occasion pour examiner et optimiser les deux. Cela peut être une activité importante et les organisations ne parviennent parfois pas à y remédier car elles n’ont pas évalué correctement le processus Quote-to-Cash en premier lieu. Démontrer à l’entreprise qu’il vaut la peine de faire les choses correctement et comprendre comment le fait de ne pas le faire affecte la valeur du résultat.

Comment Chakray peut vous aider?

Chez Chakray, nous nous assurons dans la mise en œuvre que nous avons les bonnes bases pour réussir. S’assurer que les données y parviennent est une chose. S’assurer qu’il continue à y arriver et peut répondre aux inévitables changements commerciaux en est une autre. Nous travaillons avec nos clients pour nous assurer que la qualité des données est prise en compte, que les ensembles de données sont harmonisés et que nous avons accès au bon système et aux experts en la matière des données dans les organisations avec lesquelles nous travaillons. Ce qui peut paraître relativement simple dans un système CPQ peut devenir conceptuellement très complexe dans un système ERP. Nous nous assurons que ces complexités et leur gestion continue ne deviennent pas ingérables pour garantir le succès de la mise en œuvre du processus Quote-to-Cash.

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