Étapes pour choisir la technologie d’intégration adaptée à votre organisation

L’intégration de l’entreprise est un facteur fondamental pour les résultats de l’activité. Il s’agit d’un processus de longue durée qui implique un certain nombre d’étapes clés. La sélection de la technologie fait partie de ces étapes de démarrage au cours desquelles un bon choix dès le début du processus fera en sorte que tout le projet d’intégration suive une bonne voie. Choisir la bonne technologie est un véritable défi pour chaque entreprise en raison de leurs besoins différents. Par conséquent, le fait de détailler l’étape de sélection de la technologie en facteurs plus petits créé une rubrique générale de prise de décision pour toutes les entreprises ; une technologie adaptée sert de base solide pour les objectifs de transformation numérique de chacune d’entre elles.

Dans cet article, nous allons découvrir les étapes, la méthode et les points d’analyse qui constituent la meilleure façon de procéder pour sélectionner les technologies professionnelles.

Qu’est-ce qu’une stratégie technologique ?

Tout processus de prise de décision commence par un programme élargi qui renferme toutes les possibles actions nécessaires à mettre en œuvre pour obtenir les résultats voulus. Une stratégie technologique concerne précisément tout ce qui a un rapport avec les ressources informatiques d’une entreprise. Elle est développée par le personnel de l’entreprise et par le service informatique et elle explique de quelle façon les technologies s’intègrent dans la stratégie commerciale. Elle est généralement mise en œuvre afin de garantir la stabilité à long terme de l’infrastructure de l’entreprise ; une stratégie technologique peut servir à prédire les changements dans les besoins futurs de l’entreprise et à étudier les répercussions de la mise en place d’une certaine solution numérique dans l’immédiat.

Une stratégie technologique peut donner des informations à de nombreux secteurs. En voici quelques-uns :

• Acquisition de technologie de l’information.
• Atouts et faiblesses des systèmes informatiques actuels de l’entreprise.
• Affectation des ressources informatiques.
• Résumé des ressources (y compris des facteurs comme le personnel et les budgets).
• Gestion des ressources.

Les parties intéressées, non techniques, doivent comprendre les stratégies technologiques. Par conséquent, il faudra éviter le langage proprement informatique. De plus, une stratégie technologique peut faire brièvement allusion à l’architecture d’une entreprise en offrant une vision générale de haut niveau de sa structure.

Les cadres d’architecture standards (TOGAF et ASSIMPLER) peuvent être utilisés pour identifier les domaines à améliorer au sein de la stratégie d’entreprise actuelle et les domaines à développer pour les futures stratégies. Grâce à ces cadres et à d’autres, les chefs d’entreprises et les responsables technologiques peuvent étudier la convergence entre l’entreprise et l’informatique des différentes facettes des opérations d’une entreprise. En cas de forte convergence entre l’entreprise et l’informatique, la fonctionnalité de l’infrastructure informatique d’une entreprise est un efficace soutien pour ses objectifs. De plus, ces cadres aident également à tracer une feuille de route technologique. Il s’agit d’une représentation visuelle de la stratégie technologique qui permet aux équipes individuelles d’une organisation de travailler pour atteindre ses objectifs. Pour les grandes entreprises surtout, une feuille de route technologique peut aider à effectuer un suivi des solutions et des initiatives informatiques plus complexes (comme les migrations et la sécurité).

Qu’est-ce que la sélection de la technologie?

La sélection de la technologie fait partie de la stratégie technologique plus élargie de l’entreprise. Il s’agit d’une méthode qui consiste à effectuer une analyse de cas et à choisir la technologie ou la pile technologique capable de la résoudre le plus efficacement possible. Une analyse de cas est généralement constituée d’objectifs non chiffrables tels que :

• Une meilleure rétention de clients.
• Le développement du moral sur le lieu de travail.
• La réduction des perspectives de conflits.

Avec un argument commercial solide, les entreprises ne se limiteront pas uniquement à sélectionner la technologie au hasard. Dans ce cas, il se produirait ce que l’on appelle shelfware : un outil logiciel qui n’est jamais mis en place quelle que soit sa qualité inhérente. Pour créer le plus de valeur possible, les entreprises doivent faire appel à leurs professionnels avant de choisir une technologie.

La base du processus de sélection de technologie est la suivante :

• Avant d’investir dans une nouvelle technologie quelle qu’elle soit, une entreprise doit évaluer la capacité basique de son environnement informatique actuel afin que toute modification apportée soit une amélioration nécessaire. Cela permettra aux entreprises d’effectuer une inspection détaillée des nouvelles technologies acquises et de profiter au maximum de leurs avantages tout en évitant les dangers du système précédent.
• Une entreprise a de nombreux services et équipes, chacun d’entre eux ayant son propre objectif final. Avant de sélectionner le software, il est important d’établir une base commune entres les nombreux composants d’une organisation. Pour y parvenir, une entreprise doit adopter une hiérarchie solide de leadership interne et de soutien exécutif ainsi qu’un cadre de gouvernance capable de représenter tous les services de la façon la plus équitable qui soit.

Trois étapes pour sélectionner la technologie d’intégration adaptée à votre organisation

Tout processus de sélection de technologie doit suivre l’une de ces étapes ou ses variantes :

1. Découverte technique ou exploration technologique.
2. Analyse ou évaluation de la technologie.
3. Frais, coûts et budget de l’informatique.

Analysons ces étapes plus en détail pour mieux les comprendre, surtout dans le domaine de l’intégration.

Étape 1 : découverte technique ou exploration technologique 

Si une entreprise a besoin d’effectuer une intégration de ses systèmes informatiques, la première étape de la découverte technique devrait consister en un pré-développement de son projet d’intégration. Dans ce cas, l’entreprise doit créer une équipe de spécialistes qui réunira les informations pertinentes correspondant à l’utilisation de l’entreprise : exigences fonctionnelles et non fonctionnelles (contexte du problème), personnes concernées, processus, politiques et bien plus. Ensuite, l’équipe utilise ces informations pour effectuer une analyse initiale qui va tracer une image élargie ou une vision du projet d’intégration et de ses résultats en rapport avec les besoins des parties intéressées et des utilisateurs finaux.

N’hésitez pas à nous contacter. Nos experts en intégration sont là pour vous aider. 

Cette phase d’exploration ne va pas donner lieu à une solution finale dans l’immédiat. C’est plutôt un moyen pour que l’équipe puisse examiner l’environnement du projet et rassembler des connaissances sur les possibles façons de trouver une solution.

Au cours de cette étape, l’équipe tentera de répondre à des questions telles que :

• Les technologies disponibles et émergentes du marché. Cela va aider à délimiter une catégorie de marché qui s’adaptera au cas de l’entreprise, et qui aidera ainsi à trouver une nouvelle technologie pour mettre à jour les anciens systèmes. Une catégorie de marché est un ensemble approximatif de technologies qui se font concurrence entre elles et qui fonctionnent pour résoudre des problèmes similaires. Par exemple, si une entreprise a besoin d’un système d’accès sécurisé pour son site internet, il peut être intéressant de commencer par l’Identity and Access Management (IAM) sur le marché.
• Avantages et inconvénients des technologies présentes dans l’entreprise.
• Restrictions techniques. Par exemple, pour les solutions d’infrastructure en informatique il est nécessaire que les entreprises évaluent si elles préfèrent héberger leurs systèmes on-premises ou sur un cloud. Si l’entreprise préfère des solutions sur un cloud, il y a d’autres restrictions à prendre en compte, comme les types de modèle d’implémentation de cloud (publique, privée ou hybride) ou le choix des fournisseurs de service sur le cloud (Amazon, Azure, etc.).
• La formation que doivent recevoir les experts en intégration de l’entreprise si celle-ci décide d’acquérir une nouvelle technologie. L’objectif est qu’ils aient suffisamment de connaissances sur la technologie pour pouvoir l’intégrer au mieux.
• L’interopérabilité de l’outil. Cet aspect se concentre sur la capacité de la nouvelle technologie à communiquer sans problème les informations avec d’autres outils déjà présents dans l’entreprise. Cela garantit que la nouvelle technologie s’intégrera dans les systèmes déjà existants.
• Écosystèmes de partenaires et soutien. Les technologies et les produits qui bénéficient d’un solide réseau de partenaires commerciaux et de défenseurs de tiers, qui pensent aux cabinets de conseil de gestion des fournisseurs, peuvent aussi avoir une solide communauté d’experts et de travailleurs qui peuvent fournir leur soutien en cas de questions ou de problèmes.

Étape 2 : analyse ou évaluation de la technologie 

Lors de cette étape, l’équipe peut effectuer plusieurs actions différentes qui vont mener au choix final de la technologie appropriée :

• Après la recherche effectuée lors de l’étape de la découverte technique, l’équipe va élaborer une « longue liste » de possibles vendeurs ou fournisseurs de technologie. Ceux-ci peuvent être les fournisseurs de software eux-mêmes ou d’autres fournisseurs de services, comme des cabinets de conseil ou des agences d’intégration. Parmi les facteurs qui forment cette longue liste, on trouve les suivants : l’emplacement géographique, les coûts et la convergence des connaissances techniques.
• L’équipe effectuera une présélection pour réduire cette liste. Cela peut se faire en étudiant la situation idyllique d’un logiciel (la situation de l’entreprise dans laquelle un logiciel s’avère le plus utile) et en vérifiant si celle-ci correspond à la situation d’utilisation actuelle de l’entreprise.
• Cette liste contient tous les fournisseurs potentiels de technologie que l’entreprise souhaite évaluer. Pour demander l’attention des fournisseurs, une entreprise dispose de trois méthodes. Une demande d’information (RFI en anglais) pour obtenir des informations sur la technologie auprès du fournisseur. L’entreprise acheteuse envoie un appel d’offres (RFP en anglais) aux fournisseurs potentiels pour qu’ils puissent présenter des offres commerciales depuis leur perspective. L’objectif d’un appel d’offres est d’élargir l’ensemble de fournisseurs potentiels de l’entreprise acheteuse. Cela permet aussi de gérer le processus de sélection de la technologie par le moyen d’une approche stratégique data-driven. Finalement, on envoie une demande de prix (RFQ en anglais) pour demander des informations au fournisseur sur le tarif. Parfois, les entreprises envoient les trois demandes complètes ou une combinaison de certaines d’entre elles.
• Bien que l’appel d’offres contienne des informations sur le contexte du projet, un séance de questions-réponses permettra de faire un rapprochement entre ce que l’entreprise souhaite et ce que les fournisseurs peuvent offrir.
• Les offres de fournisseurs soumissionnaires sont évaluées de façon critique. Les soumissionnaires peuvent également effectuer des preuves de concept (PoC en anglais) qui vont permettre aux entreprises de voir la technologie à l’œuvre. Pendant la phase de preuve de concept, les fournisseurs tentent de reproduire une implémentation finale et de faire en sorte que les membres de l’entreprise effectuent des tests pratiques dans la mesure du possible.

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Étape 3 : frais, coûts et budgets de l’informatique

Bien que l’évaluation des frais informatiques ne soit pas une étape en soi, car les étapes de découverte technique et d’analyse de la technologie abordent les coûts et les budgets, il s’agit tout de même d’une partie importante du processus de sélection de la technologie. La négociation des prix commence dès les premières étapes du projet. Il s’agit d’informer les fournisseurs potentiels que le prix est un facteur décisif dans le processus de prise de décision de l’entreprise. Les coûts de l’informatique peuvent inclure un certain nombre de frais immédiats ou à court terme, ainsi que le coût total de possession (TCO en anglais) qui contient les frais à long terme en rapport avec les licences, la maintenance et les mises à jour.

Une fois que l’équipe a choisi un fournisseur après avoir réfléchi sur les PoC de ses soumissionnaires, certaines négociations de clôture peuvent commencer pour fixer les prix. Cependant, cela revêt moins d’importance que les négociations continues, bien que subtiles, qui sont effectuées pendant le processus de sélection.

Il est à souligner que le choix définitif de la technologie ne doit pas se baser uniquement sur les frais monétaires. Au lieu d’opter pour l’option la moins chère, mieux vaut que l’entreprise sélectionne une technologie qui va apporter de la valeur à l’entreprise et qui s’adapte au budget dans la mesure du raisonnable.

Conclusion 

Cet article nous propose une vision globale du processus de sélection de la technologie à travers le point de vue conjoint des aspects commerciaux et numériques d’une entreprise. Avant de se décider définitivement en faveur d’une technologie d’intégration en particulier, les entreprises peuvent suivre les étapes indiquées ci-dessus pour sélectionner les possibles candidats.

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