Le processus d'approvisionnement (S2P) et d'approvisionnement au paiement (P2P)

Le processus d'approvisionnement

Sur le marché des solutions d’achat de logiciels, nous entendons souvent les deux sources de paiement (S2P) et Procure-to-Pay (P2P) utilisées de manière interchangeable. La différence entre les deux est que S2P étend le processus P2P à l’approvisionnement stratégique. S2P est un processus d’approvisionnement de bout en bout qui couvre l’approvisionnement, la négociation avec, des contrats et le paiement des fournisseurs. En général, lorsque nous discutons de ces sujets, nous envisageons des solutions telles que Ariba, SAP ou Coupa.

Ces outils intègrent le big data, l’analyse de données sur les tendances du marché, les dépenses historiques, la gestion des processus, la gestion des dépenses, la gestion des fournisseurs ainsi que les approvisionnements, la gestion des factures et plus, pour:

Offrir une plus grande visibilité sur le processus d’approvisionnement.
Intégrer les processus d’approvisionnement en une seule plateforme.
Renforcer les processus, soutenir la conformité réglementaire et contractuelle.
Améliorer la collaboration lors de l’approvisionnement.
Faciliter la négociation pour une meilleure tarification.
Fournir des prévisions de dépenses plus précises.

En faisant face au processus d'approvisionnement

Une solution S2P est généralement déployée via la mise en œuvre de solutions logicielles S2P ou P2P. Les fournisseurs SaaS du secteur disposent généralement non seulement d’une plateforme logicielle pour prendre en charge le processus, mais également d’une plateforme de fournisseurs. Être capable de voir à la fois une communauté de fournisseurs pour l’approvisionnement et des données sur les tendances sur ce que la communauté d’achat a acheté donne à l’organisation une bien plus grande visibilité sur ses achats.

La mise en œuvre implique généralement une analyse approfondie, une compréhension et une cartographie des processus d’approvisionnement à la plateforme logicielle sélectionnée. Pour que la plateforme puisse gérer correctement les achats, vous devez essentiellement mapper votre plan comptable dans la plateforme. Cela comprend les fournisseurs, les centres de coûts, les codes nominaux, les codes marchandises, les budgets, les limites d’approbation et les approbateurs. Nous pourrions considérer cela comme les données permanentes qui soutiennent la mise en œuvre du système d’approvisionnement. Cependant, ces données sont sujettes à modification, de nouveaux centres de coûts étant mis en place périodiquement, des fournisseurs supprimés, des fournisseurs ajoutés, des propriétaires de centres de coûts et des budgets modifiés. Il a donc besoin d’être intégré.

Parallèlement aux modifications en cours des données de référence, nous devons gérer les chaînes d’approbation, puis gérer l’essentiel du trafic intégré sous la forme de factures transmises au système financier et de paiements de retour au système d’approvisionnement. Même si les systèmes financiers peuvent être assez complexes à intégrer ou fournir des options limitées pour les intégrations, les organisations ont également le défi supplémentaire de devoir modéliser et intégrer une hiérarchie de données. La hiérarchie provient à la fois du plan comptable et des chaînes d’approbation qui doivent être représentées dans le système d’approvisionnement.

Des erreurs fréquentes

Les organisations réalisent souvent après l’acquisition d’une solution S2P qu’elles ont un travail important à faire en termes de rationalisation de leur plan comptable. Cela peut les conduire à une implémentation inutilement complexe d’une solution S2P et à un cycle de livraison considérablement allongé.

Souvent, constater que votre système financier ne stocke pas toute la hiérarchie des données permanentes requises pour la mise en œuvre. Propriété des centres de coûts, limites d’approbation, d’autorisation ou chaîne d’approbation appropriée. Parfois, nous devons nous tourner vers les services d’annuaire de l’organisation ou du système RH pour obtenir certaines des données permanentes.

Une autre erreur de mise en œuvre vient de la confusion entre ce que vous devez savoir et quand vous devez le savoir. Cela peut compromettre l’expérience de l’utilisateur final en s’attendant à ce qu’il soit en mesure de classer exactement en termes financiers où quelque chose qu’il achète finira par atterrir dans le système financier. Souvent, ces éléments peuvent être classés rétrospectivement en termes comptables par des employés plus qualifiés qui savent où les choses devraient se situer.

Finalement, avec toutes les complexités inhérentes à ce type de mise en œuvre, le calendrier peut souvent contraindre les organisations à développer des solutions très étroitement couplées ou des implémentations d’intégration point à point. Cela conduit finalement à un verrouillage du fournisseur avec la solution S2P et ERP.

Comment Chakray peut vous aider?

Chez Chakray, nous aidons les organisations de toutes tailles à relever des défis d’intégration complexes. Comprendre quand les modèles de données et les concepts ont une application plus large dans l’organisation aide à faire les choses dès le début. Nous construisons des solutions d’intégration qui exposent les points d’entrée et de sortie des APIs et nous nous assurons que les modèles de données qui sous-tendent les APIs sont appropriés et représentent l’entreprise plutôt que la solution logicielle. Ce faisant, nous vous aidons à éviter le blocage des fournisseurs.

Nous travaillons avec les organisations pour garantir le déploiement de solutions d’intégration flexibles qui permettent la livraison numérique dans toute l’organisation plutôt que de mettre en œuvre des solutions ponctuelles isolées.

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