¿Sabías que las empresas que no elaboran un plan de migración pierden dinero por culpa de pérdidas de datos y por problemas de compatibilidad? Sin embargo, que no cunda el pánico. Una estrategia de migración bien concebida garantiza que el proceso de migración sea ágil y sin complicaciones.
En general, el proceso de migración de datos suele durar entre dos meses y un año. Esto varía en función de la cantidad de datos que se tenga y de la compatibilidad con el nuevo sistema que se haya elegido. Por suerte, existen herramientas y software de migración de datos que hacen todo mucho más fácil. No obstante, aún hay una serie de pasos que hay que seguir para comenzar con la migración de datos. Estos son los cinco primeros pasos para un plan exitoso de migración de datos.
En este artículo te guiaremos a través de una lista de cinco pasos para planificar tu migración de datos y sistemas. Queremos ofrecerte las mejores opciones para el éxito.
Cinco pasos para un plan de migración: cómo planificar la migración de datos y sistemas
Los siguientes cinco pasos están diseñados para guiarte en el proceso de desarrollo del plan perfecto de migración de datos y sistemas.
1. Los stakeholders también cuentan
Cuando se piensa en migraciones de sistemas, automáticamente viene a la mente el departamento de informática. Si bien el departamento de informática es una parte importante del proceso, la realidad es que la migración de sistemas afecta a todas las áreas de la empresa. De hecho, la migración debería ser una prioridad estratégica en toda la empresa, ya sea en el equipo de producción, el de contabilidad, el de informática o el de ventas.
No solo es fundamental que los directivos lo sepan, sino que los usuarios también lo hagan. No obstante, no siempre es fácil, ya que los usuarios tienen que ver el potencial de los nuevos sistemas, ya sea mediante las ventas o en las tareas básicas. Si ellos no lo ven, es poco probable que se decidan a cambiar.
2. Una visión clara del estado de los procesos
El primer paso para seguir siempre, tanto si se trata de una migración de sistemas como de una migración de servicios de integración o API, es auditar lo que ya existe. Esto se refiere a la funcionalidad, las características, las pautas de organización y los datos que deben replicarse en la nueva estructura tecnológica.
El siguiente paso principal es restablecer los modelos de datos entre ambos sistemas y fijar reglas de mapeo para los elementos comunes de la empresa. Otro objetivo es gestionar los diversos buckets de datos. Hay muchos tipos de datos para migrar, con reglas diferentes para cada bucket según los niveles de automatización. Esta situación se debe a la calidad de los datos, o más bien la falta de ella, a los constantes cambios en los procesos empresariales o en el personal importante que forma parte del proceso, que se producen a lo largo del tiempo.
3. Planificar los hitos
Este paso es muy importante. Para tener éxito, hay que fijar plazos y KPI para planificar los hitos clave. La creación de un manual de instrucciones que esté estructurado no solo ayudará a los miembros del equipo a entender qué tareas se prevén, sino que también ayudará a identificar las áreas en las que se carece de las habilidades o los presupuestos necesarios.
4. Aprovechar la tecnología
La tecnología actual es tan potente que no deberías pasar por alto su potencial. El aprendizaje automático, la automatización y la inteligencia artificial pueden ayudarte en el mapeo de procesos. Además, pueden identificar desviaciones en los procesos, realizar análisis fit-gap, resolver ineficiencias, probar nuevos procesos y monitorear la adopción por parte de los usuarios. ¡Déjalo en manos de la tecnología!
5. Comunicación constante y seguimiento de los resultados
La comunicación constante es un factor clave en el proceso. Para ello, hay que establecer controles durante las fases clave de la migración y hacer un seguimiento de los progresos respecto de los objetivos de la empresa. Todo esto es fundamental para controlar las expectativas.
Para valorar el impacto de las optimizaciones, es buena idea usar criterios de evaluación de los procesos, como workarounds o reworkings.
Respecto del contrato de los empleados, también pueden ser útiles los informes regulares, newsletters, las FAQS y los workshops.
En cuanto al plazo de evaluación de los resultados, lo primero es verificar la integridad de los datos en el sistema de destino. Siempre hay que comprobar si faltan datos o si son incorrectos, incluso si no debería haberlos.
El siguiente paso es confirmar que el nuevo set de datos cumple con todos los requisitos de acceso y seguridad. Al igual que en el punto anterior, basta con una revisión para asegurarse de que todo está listo para ponerse en marcha.
Por último, ha llegado el momento de evaluar la propia migración de datos. Una auditoría del proceso garantizará que no haya problemas con las pruebas de seguimiento a la hora de identificar cualquier error que pueda ocasionar complicaciones. Igualmente, es un paso importante hacer una retrospectiva del proceso. Es decir, que tanto el equipo involucrado como otros stakeholders debatan sobre lo que se puede mejorar y lo que ha funcionado bien. Aunque la idea es no realizar más migraciones, por lo menos no en un futuro cercano, siempre es útil aprender lecciones relevantes en el proceso de planificación de la migración de datos. Y es que, como dicen, la práctica hace al maestro.
Conclusión
El principal objetivo de este artículo es que no subestimes los riesgos, los costes y los retos que supone una migración de datos y sistemas, así como la planificación, pues de lo contrario puede afectar a tu negocio.
Estos cinco pasos son el punto de partida para afrontar la migración de datos y sistemas con total seguridad. Por supuesto, esto es solo el principio, y aún requiere que hagas una investigación de mercado y compruebes cómo otras empresas llevan a cabo la migración de sus sistemas.
No olvides que no estás solo en este proceso. Si necesitas ayuda o más información, contáctanos. Alguien de nuestro equipo se pondrá en contacto contigo y te asistirá para conseguir una migración exitosa gracias a nuestra colaboración rápida para cubrir tus necesidades de datos e integración.
