Reducir la brecha de comunicación entre los distintos sistemas informáticos dentro de una empresa puede convertirla en una máquina bien engrasada. En otras palabras, la integración empresarial hace maravillas para que cualquier empresa que opere pueda satisfacer sus propios objetivos. Esto es principalmente relevante ahora, ya que un considerable número de empresas ha optado por la digitalización de sus procesos, independientemente de su tamaño, dominio o años en activo. Para facilitar este proceso, los especialistas del campo diseñan una estrategia de integración antes de emprender el complejo camino de la transformación digital. En este artículo, profundizaremos en algunas de las características dentro de la estrategia de integración que acarrean grandes resultados.
¿Qué es una estrategia de integración?
Aunque el término «estrategia de integración» suele utilizarse para describir las estrategias que se utilizan por las empresas que emprenden actividades de fusiones y adquisiciones, también puede referirse a la tarea de integración de sistemas empresariales. En este último caso, una estrategia de integración (o estrategia de integración digital) es un plan global para cualquier iniciativa de integración digital en una empresa.
Factores que afectan a la estrategia de integración
Una estrategia de integración debe tener en cuenta:
- Los procesos empresariales clave de una empresa. Estos incluyen los procesos operativos, de gestión y de apoyo.
- Las áreas funcionales y los equipos de una organización que necesitan coordinar los procesos empresariales. Entre ellas, se encuentran el equipo de ventas, marketing, contabilidad, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, servicio al cliente, etc.
- El panorama tecnológico de la organización. Esto incluye todas las aplicaciones, las interfaces de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés), los métodos de tratamiento de datos y la infraestructura, ya sea en las propias instalaciones (on-prem) o en la nube (cloud) en los que la empresa confía actualmente.
Esto garantiza que una estrategia de integración sea algo más que un simple plan que ayude a reunir tecnologías dispares dentro de una empresa. En algunos casos, esto también significa incorporar el software a la pila tecnológica actual de la compañía, o sustituir las soluciones existentes por otras más eficaces. Sin embargo, en la mayoría de los casos, una estrategia de integración tiene que englobar algo más que la simple elección de la tecnología. Sienta las bases para la simplificación y racionalización de muchos procesos empresariales, al gestionar y desarrollar habilidades nuevas y existentes dentro de la empresa. Esto solo se puede hacer cuando la estrategia de integración se adapta al entorno donde se aplica (la empresa que requiere la integración).
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Elementos y características de una estrategia de integración
Una estrategia de integración puede dividirse en áreas estratégicas más pequeñas. Estos son los elementos clave:
Estrategia de integración de aplicaciones
Una empresa puede tener muchas aplicaciones en su amplio conjunto de áreas funcionales, que incluyen, entre otras: sistemas de finanzas, gestión de las relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés), sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) y gestión de la cadena de suministro. Una estrategia de integración de aplicaciones empresariales (EAI, en inglés) consiste en agrupar tecnologías y servicios para que puedan intercambiar información importante entre ellos. La conexión de estos sistemas facilita los flujos de trabajo del negocio y aumenta los ingresos de la empresa.
Hay tres formas fundamentales de integración de aplicaciones:
- On-premises: cuando una empresa opta por alojar sus aplicaciones en las propias instalaciones, una solución como el bus de servicio empresarial (ESB, por sus siglas en inglés) puede formar parte de su estrategia de EAI.
- Con base en el software como servicio (SaaS, en inglés): la mayoría de las empresas utilizan, en cierta medida, aplicaciones con base en software como servicio en sus tareas cotidianas. Para eliminar los silos de aplicaciones y datos, deben incorporarse adecuadamente a la arquitectura de la empresa. Aunque es cara, una plataforma iPaas (Integration Platform as a Service) podría ser una estrategia eficaz en esta situación.
- Aplicación a aplicación: en los casos en los que las empresas buscan la visibilidad de todos sus procesos empresariales principales, incluye todo lo relacionado con los proveedores, socios financieros, empresas de logística y clientes, las integraciones de aplicación a aplicación son la respuesta adecuada. Para lograrlo, las empresas deben incorporarse a ecosistemas que potencien la comunicación entre las aplicaciones multiempresa. Esto da a la empresa un mayor control sobre sus flujos de trabajo, ya que puede recabar datos más allá de las limitaciones internas de la empresa.
Estrategia de integración de datos
Como concepto, la integración de datos ayuda a los procesos de inteligencia empresarial (BI, por sus siglas en inglés) que utilizan datos presentes y pasados para guiar la toma de decisiones a nivel empresarial. Las estrategias relacionadas con este tipo de integración refuerzan la integridad y la accesibilidad de los datos.
Abordan cuestiones como:
- Velocidades de acceso a los datos. Una buena estrategia de integración de datos intenta acelerar el tiempo que tarda una empresa en obtener datos actualizados.
- Interoperabilidad entre diferentes fuentes de datos, distribuidas geográfica e infraestructuralmente. Los datos pueden estar repartidos en todo el mundo. Además, los datos se encuentran alojados en cloud y on-premises y se almacenan en diferentes tipos de depósitos de datos (almacenes de datos, mercados de datos, lagos de datos, etc.). Una estrategia de integración de datos debe combinar estas diversas fuentes de manera que tengan un punto de acceso común.
- Reducción de costes. Una estrategia de integración debe analizar si las integraciones de datos generarán ahorros y reducirán gastos. Esto se puede lograr gracias a la automatización de datos.
- Conectividad entre departamentos. Averiguar qué equipos y aplicaciones se benefician más del intercambio de datos puede ayudar a definir los patrones de integración practicables para ese caso de uso.
- Cumplimiento de los principios de seguridad y gobernanza de los datos. Una buena estrategia de integración y gobernanza de datos debe establecer los procesos que debe seguir una empresa para acceder y utilizar los datos de forma segura. Por ejemplo, en el sector sanitario, la información que solamente debe llegar a los profesionales de la medicina debe ser marcada como confidencial.
Estrategia de integración en cloud
Este componente de la estrategia global de integración se ocupa de los siguientes elementos:
- API.
- Pasarela web segura (SWG, en inglés).
- Aplicaciones SaaS.
- Aplicaciones on-premises.
- Microservicios.
Algunas cosas que hay que tener en cuenta para que la estrategia de integración en cloud sea exitosa son:
- Abordarla con base en documentos, a la vez que se incluye la experiencia de los proveedores de servicios en cloud, así como la de los profesionales de soporte de los servicios tradicionales en las instalaciones de la empresa.
- Convertir los datos en on-premises mientras se está conectado a las API con base en la web, añade complicaciones innecesarias a la estructura de integración, lo que hace que su aprovechamiento resulte laborioso.
- La utilidad de las API puede cambiar con el tiempo, ya que no todas son iguales. Por lo tanto, las futuras actualizaciones y el mantenimiento periódico es algo que hay que tener en cuenta a la hora de planificar las integraciones.
Estrategia de integración de la seguridad
La seguridad puede pasar a un segundo plano cuando se producen transformaciones rápidas dentro de una empresa. La parte comercial de la empresa experimenta una transformación digital, mientras que la parte tecnológica la experimenta en cloud. A pesar de esta agitación, la empresa debe esforzarse por mantener el equilibrio en el ámbito de la seguridad. Dos medidas básicas que podrían ayudar a establecer este equilibrio son los siguientes:
- Identificar los silos dentro de la organización y conectarlos al marcar los resultados y procesos compartidos.
- Identificar el nivel adecuado de seguridad que necesita la organización. Esto evita que el departamento de seguridad se sobreponga a los flujos de trabajo de la empresa. Al mismo tiempo, asegura que el departamento no sea completamente ineficaz.
El objetivo de una estrategia de seguridad en una organización integrada es:
- Controlar de forma proactiva y responder a nuevas amenazas y las ya existentes.
- Recoger nuevas ideas que puedan ayudar a mejorar la infraestructura de seguridad de la organización.
- Analizar los factores que contribuyen al origen de un determinado ataque para mejorar las medidas preventivas del equipo de seguridad.
- Implementar las enseñanzas extraídas de los conocimientos y los análisis en el ecosistema técnico sin perder de vista los procesos empresariales.
¿Qué características debe tener una estrategia de integración eficaz y de éxito?
Aunque cada estrategia de integración está modelada de forma única para la organización que la necesita, su eficacia puede reducirse a algunos factores comunes. Para que una estrategia de integración empresarial tenga éxito, normalmente debe poseer estas cuatro características:
Garantizar una integración perfecta en un entorno informático heterogéneo
Una buena estrategia de integración permitirá integraciones híbridas tanto del software como servicio, como on-premises. Así se garantiza que todas las tecnologías, tanto si están relacionadas entre sí como si no, intercambien datos entre sí sin esfuerzo.
Exponer la funcionalidad de la aplicación a través de la implementación de las API
Aprovechar API Management expone a los usuarios a los servicios de una aplicación. De esta manera, una empresa puede explotar al máximo su conjunto de aplicaciones y otros activos informáticos. Además, las API eliminan la responsabilidad de los desarrolladores de aplicaciones de entender a fondo los otros sistemas con los que se relacionan.
Simplificar los procesos tecnológicos al optar por metodologías de integración modernizadas
Dependiendo del caso de uso, utilizar nuevas variantes de las tecnologías de integración tradicionales, por ejemplo, los microservicios, en lugar de los antiguos enfoques monolíticos, podría facilitar los procesos digitales para las empresas y las partes interesadas. Del mismo modo, una estrategia de integración exitosa plantea la posibilidad de desplegar metodologías de integración empresarial, como la transferencia de archivos, las pasarelas, las colas de mensajes y los ESB mediante prácticas ágiles y automatizadas para disminuir las cargas tecnológicas.
Asegurar el acceso a los datos y las aplicaciones
La implementación de enfoques, como las pasarelas encriptadas para proteger la entrada a ciertas interfaces API, significa que solamente el personal autorizado puede utilizar servicios digitales específicos vinculados a la empresa. Además, los sistemas, bases de datos, aplicaciones y API, que se relacionan con los datos confidenciales o los transmiten entre sí a través de conductos integrados deben seguir las normas de cumplimiento de datos adecuadas.
Conclusión
Este artículo destaca algunos puntos clave en la elaboración de una estrategia de integración productiva que, probablemente, dará lugar a ganancias comerciales para la empresa. Si se comparan las características mencionadas con un conjunto fundamental de objetivos de integración, cada empresa puede elaborar una estrategia de integración a medida que va superando cada fase de selección de la tecnología.
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