Descifrando el camino hacia la excelencia empresarial: guía para integraciones ERP

La instalación de un sistema de ERP, como parte de la infraestructura informática existente en tu empresa, requiere un gran esfuerzo que muchas veces pasa desapercibido. En algunos casos, las empresas prefieren remodelar su antiguo programa de ERP para adaptarlo a sus necesidades actuales. Para obtener todos los beneficios de un sistema de ERP, es importante trazar un mapa detallado de sus integraciones ERP, es decir, comprender cómo se conecta la tecnología con otras aplicaciones, fuentes de datos y sistemas externos para generar interacciones digitales armoniosas. En este artículo, exploraremos los aspectos clave de los sistemas de ERP, desde el proceso, paso a paso, de su implantación hasta la elección del más adecuado para tu empresa. Además, mostraremos cómo tres proveedores de ERP son referentes en el mercado: SAP, Oracle y Microsoft. ¡Comencemos!

Elegir la tecnología adecuada: los 3 proveedores de sistemas de ERP líderes en el mercado 

Aunque existe una gran cantidad de tecnologías ERP, cada una cuenta con sus propias características, público objetivo y casos de uso. Este artículo se centrará en tres de las más importantes:

Microsoft Dynamics 365 

Si en tu ecosistema informático predominan los productos de Microsoft, la adquisición de la tecnología ERP puede garantizar la uniformidad entre tus sistemas. Dynamics 365 se integra a la perfección con otros productos de Microsoft como Office 365, SharePoint y Outlook. Su flexibilidad de despliegue (tanto en la cloud como on-premises) y su público objetivo más amplio (es el preferido por pequeñas, medianas y grandes empresas que buscan modernizar sus operaciones empresariales y enfrentarse a los retos específicos del sector) lo convierten en una opción de ERP increíble. Además, tiene una gran capacidad de elaboración de informes.

SAP ERP

SAP es una tecnología consolidada con una larga trayectoria en el ámbito de los sistemas de ERP. Aunque su interfaz de usuario puede ser menos intuitiva que la de otras opciones, ofrece plantillas hechas a medida para sectores específicos. Es especialmente útil para grandes empresas con necesidades más complejas en diversas áreas funcionales como RR. HH., cadena de suministro y finanzas.

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Oracle ERP Cloud

La otra oferta ERP de Oracle, NetSuite, es conocida como una solución fácil de usar, alojada exclusivamente en la cloud y dirigida a medianas y pequeñas empresas. Por otro lado, Oracle ERP Cloud es conocido por ser utilizado por empresas más grandes. También puede existir tanto on-premise como en la cloud. Oracle ERP Cloud ofrece un conjunto de funciones más completo que puede personalizarse para diversas industrias y sectores. 

Elegir un enfoque de integración ERP adecuado

Cuando se trata de la integración de ERP, es importante seleccionar un enfoque que garantice el éxito de la implementación. Entre los principales enfoques de integración figuran: 

• Integración point-to-point. La integración point-to-point (o punto a punto, en español) conecta directamente sistemas individuales entre sí. Aunque es eficaz para integrar pocos sistemas a la vez, a medida que aumenta el número de conexiones, su escalabilidad disminuye.
• Integración del middleware. Como capa intermedia entre varios sistemas, el middleware permite la comunicación y el intercambio de datos de forma fluida. Este enfoque de integración ofrece un método más escalable y con mayor control para integrar los sistemas de ERP. 
• Integración basada en API. Las Interfaces de Programación de Aplicaciones (API, en inglés) agilizan el intercambio de datos entre los sistemas de ERP y otras aplicaciones. Las integraciones basadas en API ofrecen flexibilidad al permitir a las empresas incorporar o modificar integraciones sin esfuerzo. 

Modernización del ERP

A veces, una empresa puede tener ya un sistema de ERP instalado. En este caso, mejorar u optimizar tus sistemas de ERP existentes puede ser lo más conveniente. Esto abarca desde cambiar los métodos de implementación (pasar de un software on-premises a soluciones basadas en la cloud), cambiar a interfaces más fáciles de usar o enriquecer las funciones de tu ERP introduciendo tecnologías como la IA y la automatización. 

Modernizar los sistemas de ERP ofrece muchas ventajas:

• Mejora del rendimiento. La modernización de tus sistemas de ERP puede permitir procesar mayores volúmenes de datos, independientemente de la complejidad de los requisitos. Esto se traduce en una mayor agilidad en las prestaciones del ERP. 
• Experiencia del usuario. Al modificar la interfaz del sistema de ERP para adaptarla a los estándares actuales, puede mejorar la usabilidad del software para sus empleados y orientarles hacia un uso más eficiente de la herramienta. 
• Análisis en tiempo real. Un ERP moderno facilita el seguimiento de los datos en tiempo real, lo que permite a las empresas estar al día y tomar decisiones que se basen en patrones de datos.

Tecnologías iPaaS, como Boomi, Workato, entre otras, se pueden utilizar para modernizar los ERP, como es el caso de SAP. Estas tecnologías son especialmente buenas para abordar áreas clave como la migración a la cloud, la administración de datos, el análisis de IA, el coste total de propiedad (TCO), etc. Estas tecnologías son independientes de las aplicaciones y se toman muy en serio la integridad de los datos. Por lo tanto, conectan los ERP con todo tipo de aplicaciones, así como con otros ERP sin alterar la organización de los datos críticos de la empresa. 

Pasos para construir tus integraciones ERP 

Implementar con éxito un ERP en tu negocio requiere un enfoque sistemático. A continuación, encontrarás unos sencillos pasos para comenzar tu viaje hacia una integración ERP:

1. Evaluación y planificación

Identificar los distintos procesos y sistemas empresariales que requieren integración. Elaborar un plan detallado que incluya la integración, los objetivos, los plazos y los recursos necesarios. 

2. Elegir la tecnología de integración

Elegir el enfoque de integración que mejor se adapte a tus necesidades, tu plan financiero y el entorno informático existente.

3. Mapeo de datos y preparación

Ejecutar el mapeo de datos del sector entre el sistema de ERP y otras aplicaciones. Limpiar y configurar los datos para asegurar una integración fluida.  

4. Desarrollo y pruebas

Desarrollar la solución de integración y evaluarla mediante pruebas rigurosas para identificar y resolver cualquier problema antes de ponerla en marcha. 

5. Implementación y supervisión

Implantar la solución de integración y supervisar de cerca su rendimiento para garantizar un funcionamiento fluido y una respuesta rápida a cualquier posible problema. 

Los 5 Beneficios de las integraciones ERP

Los sistemas de ERP aportan muchas ventajas, sobre todo cuando se trata de mejorar la forma de almacenar y acceder a los datos sin intervención manual. Veamos cinco de estas ventajas con más detalle:

Racionalizar las operaciones empresariales

Las integraciones de ERP agilizan los flujos de trabajo y aumentan la productividad en toda la organización. En lugar de estar agobiados por tareas administrativas que consumen mucho tiempo, tu equipo puede aprovechar su talento para añadir valor a la dirección estratégica de la empresa. 

Precisión de datos y consistencia

Garantizar un buen flujo de datos entre sistemas no relacionados de varios departamentos, como los que gestionan la contabilidad, las ventas, el marketing y las relaciones con los clientes. También garantiza la coherencia de los datos en toda la empresa. Un ERP funciona como un medio de unificación para todos los diversos datos que pasan por él. Ayuda a reducir los errores y las entradas duplicadas, permitiendo a los usuarios acceder a datos actualizados recientemente y que reflejan con precisión las necesidades actuales de la organización. 

Mejor visualización y elaboración de informes

Los ERP te permiten desarrollar prácticas avanzadas de elaboración de informes y análisis dentro de tu empresa. Algunos sistemas de ERP incorporan funciones de elaboración de informes que ofrecen información en tiempo real sobre los datos en todas las funciones, departamentos y áreas de interés. Puedes crear cuadros de mando interactivos que ilustren las tendencias de los datos en aspectos de tu empresa como las ventas, las finanzas, el inventario, etc. 

Capacidad de ampliación y flexibilidad

Los sistemas ERP y las integraciones pueden ampliarse o reducirse en función de la evolución del entorno. Los nuevos usuarios, procesos y datos pueden actualizarse en el ERP sin periodos notorios de inactividad. De esta manera, la incorporación y la salida de los clientes se realiza sin complicaciones, lo que se traduce en una mejora de la experiencia y la satisfacción del cliente. 

Mejora en la toma de decisiones

Aprovechando el potencial del ERP para el intercambio exhaustivo de datos, la dirección de la empresa puede tomar decisiones rápidas que se correspondan con los cambios del mercado. Esto finalmente conduce a un ahorro en los costes gracias a un aumento de la eficiencia y la reducción de la repetición manual de los procesos empresariales. 

Integraciones ERP: prácticas recomendadas

Dado que un ERP actúa como repositorio de datos empresariales altamente confidenciales y valiosos, es necesario que las empresas tomen ciertas medidas antes de incluir el sistema en sus operaciones diarias. Hemos enumerado tres de ellas:

Contribuir a la limpieza de datos antes de la implantación del ERP

Aunque los ERP también promueven la limpieza de los datos, ordenarlos de antemano puede mejorar aún más la fiabilidad de los sistemas de ERP inmediatamente después de la integración. Contar con esta sólida base de datos puede contribuir a un proceso de integración fluido, dejando poco margen de error. 

Mantener informado al equipo y establecer un protocolo de transición

Una organización debe notificar todos los integrantes del equipo de los cambios que un sistema de ERP va a introducir en el proceso de tratamiento de datos. Es posible que tenga que formar a tu equipo para que se adapte y aprenda el nuevo software.

Priorizar la seguridad

Durante el periodo de transición, por el que cualquier empresa tiene que pasar cuando se va a llevar a cabo una integración ERP, es fundamental mantener la seguridad y estabilidad de sus sistemas. Por ello, se debe implementar un control de acceso basado en roles (RBAC, por sus siglas en inglés) para identificar las filtraciones de datos no autorizadas, realizar evaluaciones periódicas de las brechas de seguridad y utilizar protocolos de cifrados específicos del sector y regularizados a nivel mundial son algunas de las medidas que puedes tomar para garantizar la seguridad de tus integraciones. 

Conclusión

Las soluciones de planificación de recursos empresariales pueden contribuir a aumentar de forma considerable la productividad de toda la empresa. A medida que las industrias se adaptan a normativas y objetivos dinámicos, es importante que tu sistema de ERP (junto con el resto de tu capacidad informática) se mantenga actualizado. Aunque la selección del software o proveedor de ERP adecuado para tus necesidades particulares es, sin duda, un paso crucial, centrarte en las integraciones de tu ERP debería ser el núcleo de la solución. Esto puede implicar la creación de una nueva estrategia de integración de ERP o la modernización de las integraciones y la plataforma de ERP existentes. Sea cual sea tu decisión, puedes impulsar diferentes iniciativas en lo que respecta a las operaciones de tu empresa a través de tus acciones, garantizando el éxito y el crecimiento a largo plazo de tu negocio. 

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