Automatización empresarial

Automatización Empresarial puede tener múltiples significados, en este caso nos referimos a la automatización de los procesos empresariales. A veces, puede referirse a automatización de procesos, automatización del flujo de trabajo o automatización robótica de procesos. Además, se puede considerar un término diferente al de integración, ya que uno de los principales casos de uso de la integración es la automatización de procesos empresariales en muchas aplicaciones.

Se puede considerar que la automatización empresarial está en el centro de la transformación digital. El objetivo es coger los procesos, es decir, las actividades que la empresa necesita hacer y automatizarlas de manera digital. Un ejemplo simple es que cuando un nuevo empleado se incorporara a una empresa deben originarse varias actividades como parte de ese proceso:

Creación de una cuenta nueva de correo electrónico
Nuevo portátil
Dispositivo móvil
Acceso a las aplicaciones
Tarjeta de identificación para el acceso al edificio

Estas actividades pueden ser en gran medida manuales y el objetivo de la automatización empresarial sería automatizarlas todo lo posible para reducir las actividades humanas, puesto que son caras y requieren mucho tiempo.

Ventajas de la automatización empresarial

Liberar tiempo humano para centrarse en las actividades de creación de valor.

Reducir la probabilidad de error en las tareas repetitivas.

Aumentar el ritmo de ejecución de las tareas.

Ofrecer una experiencia superior a los consumidores de servicios con servicios instantáneos bajo demanda.

Cómo lograr la automatización empresarial

La automatización empresarial se consigue, primero, por medio de la comprensión de los procesos existentes desde la perspectiva del valor. De hecho, los procesos de alto valor no son los que más ahorrarán dinero al reducir los costes operativos (aunque esto puede ser un factor importante). El valor se tiene que desarrollar desde varias perspectivas entre las que se incluyen:

Estrategia de alineación
Coste
Reputación
Ventaja competitiva
Satisfacción laboral

Esto es necesario para medir el éxito de la implantación de la automatización empresarial y poder priorizar las actividades de transición.

La aplicación real de la automatización empresarial, como una capacidad, debe ser una iniciativa estratégica y centralizada, dirigida por la arquitectura empresarial. Una visión departamental puede conducir a la aplicación de múltiples herramientas de automatización de flujos de trabajo y duplicar el esfuerzo que, a la larga, crearán costes innecesarios en toda la empresa. Las necesidades suelen surgir a nivel local, pero debe adoptarse una visión holística para establecer y aplicar la capacidad en toda la empresa.

Como con cualquier capacidad, hay que tener en cuenta a las personas, los procesos y la tecnología para construir un servicio sostenible. Las áreas para tratar son:

¿Qué funciones y responsabilidades son necesarias para mantener el servicio?
¿Cómo se dirige el servicio?, ¿los usuarios de la empresa pueden crear o modificar los flujos de trabajo?, ¿existen procesos de aprobación?
¿Deben rediseñarse todos los procesos propuestos antes de su aplicación?
¿Están todas las aplicaciones o datos disponibles para el servicio?

Básicamente, hay que decidir cuál es la mejor tecnología para ofrecer los casos de uso requeridos. Chakray tiene una amplia experiencia en la selección de tecnología con un firme conocimiento del mercado de la automatización empresarial; contacte con nosotros si necesita ayuda en este ámbito. Sin embargo, por regla general, se trata de abordar los requisitos funcionales y no funcionales de la tecnología y de cómo encaja mejor en su arquitectura técnica existente.

En este caso, Chakray recomienda revisar los procesos de mayor valor y derivar los requisitos funcionales desde los pasos y las tecnologías implicadas en ellos. Además, vale la pena considerar los casos de uso más comunes como los procesos de ingreso, traslado y salida, de Quote-to-Cash y de origen a pago; y el valor que tienen dentro de la empresa.

Errores comunes en la automatización empresarial

La dificultad más común cuando se considera la automatización empresarial es una visión aislada o enfoque del problema. Una decisión sobre la automatización adoptada de forma aislada puede conducir a trasladar los costes de un departamento a otro.

La continuidad de la empresa se suele pasar por alto cuando se considera la automatización de procesos. Aunque la tecnología puede estar muy disponible, rara vez lo está al 100 %. Si no se aborda la continuidad de la empresa, pueden producirse graves problemas de costes y de reputación, por lo que siempre es una buena idea contar con un proceso de copia de seguridad al que recurrir.

La automatización requiere un equilibrio entre la inversión tanto de la empresa como de la informática y la propiedad empresarial. Este equilibrio puede ser difícil de alcanzar, pero hay que tenerlo en cuenta. Una influencia excesiva de la empresa puede llevar a la falta de consideración de los requisitos no funcionales, como la escalabilidad, la disponibilidad y el rendimiento. Sin embargo, un enfoque centrado en las tecnologías puede inhibir el valor y el retorno de la inversión sin el compromiso adecuado de la empresa.

A menudo, se pierden las oportunidades de agilizar los procesos cuando se trata de automatizarlos. La atención suele centrarse en «automatizar lo que hacemos ahora» frente a «¿por qué lo hacemos así?» o «¿cómo podemos mejorar este proceso antes de automatizarlo?». Esto significa perder la oportunidad de hacer aún más eficiencias con la automatización.

Cómo puede ayudar Chakray

Chakray tiene una amplia experiencia en automatización, pero además entiende el papel de la automatización en una estrategia de integración general y dónde encaja mejor en una plataforma de integración híbrida o de enfoque. Tanto si te encuentras en la fase inicial de intentar establecer una capacidad de automatización empresarial, como si buscas ayuda para crear flujos de trabajo o fórmulas, Chakray está para ayudarte.

Contáctanos