Automatiza el proceso Quote to Cash (QTC)

Quote to Cash

Quote-to-Cash es un proceso que abarca las aplicaciones que una empresa utiliza para gestionar las interacciones con los clientes, desde la fijación de precios hasta la facturación. Engloba el recorrido desde la intención del cliente hasta la compra y el reconocimiento de los ingresos. Lo asociamos con la integración, a un nivel básico, de los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y de planificación de recursos empresariales (ERP)/finanzas. Existe en términos de integración para ayudar a impulsar una mayor rentabilidad de inversión (ROI) de sus implementaciones de CRM y ERP. Aporta a la empresa mayor precisión en los datos y procesos agilizados.

A menudo oímos hablar de Quote-to-Cash en las implantaciones de sistemas Configure Price Quote (CPQ) cuando las empresas tienen servicios o productos complejos que requieren configuración, por ejemplo, configuradores de ordenadores o coches online o productos fabricados a medida. En estas implantaciones, la complejidad va más allá de convertir un presupuesto en un software CRM o una factura en un sistema financiero para producir una lista de materiales (BOM, Bill of Materials) con fines de fabricación. Pueden ser entregas de integración muy complejas.

En algunas empresas, la configuración del presupuesto es menos importante y, por tanto, la atención se centra en el proceso Order-to-Cash. Podemos pensar en el Order-to-Cash como un subconjunto del Quote-to-Cash y, en muchos casos, es más sencillo de conseguir. En ambos procesos, a menos que haya implementado un monolito combinado de CRM/ERP, necesitará integrar los sistemas y, para muchas empresas, la compra de los mejores sistemas hace que la integración sea el camino preferido.

Cómo abordar Quote to Cash

La integración del proceso Quote-to-Cash se consigue mediante la integración de los objetos principales entre los sistemas relevantes del proceso. Como mínimo, esto se hace normalmente entre el software CRM y el sistema ERP o finanzas. En su nivel más simple, las empresas quieren ver que una oportunidad «Closed Won», en su software CRM, se convierta en una cuenta del cliente y una factura en su sistema financiero. A un nivel más complejo, un producto configurado en un sitio web se convierte en un pedido, un cliente, una factura y, finalmente, en una lista de materiales que la empresa convierte en un producto. Puede incluir un componente de servicio de renovación para una parte o la totalidad del producto.

La clave del éxito de un proceso de integración o automatización de Quote-to-Cash se encuentra en la armonización y racionalización de los objetos empresariales compartidos entre los sistemas. Cuanto más complejo es el producto o servicio más importante es la arquitectura y la calidad de los datos. Las empresas necesitan un conjunto armonizado de productos, catálogo de precios y clientes entre los sistemas. Asimismo, tienen que asegurarse de que la gestión continua de la información de los productos forma parte del conjunto integrado de procesos para garantizar que los catálogos de productos no salgan del paso entre sí.

Es importante que las empresas definan claramente la propiedad de los datos a lo largo del proceso o, incluso, la transferencia de la propiedad de los datos en cuanto a qué sistema los domina. Las empresas deben asegurarse de que cada sistema capta los datos correctos en el momento adecuado en cada paso del recorrido del cliente. Una oportunidad closed won en un software CRM es bastante irrelevante si carece de los detalles de la dirección en el registro de la cuenta del cliente para, en realidad, facturar al cliente desde el sistema financiero.

También, es importante que cada proceso de integración cierre el circuito de la integración, devolviendo al sistema fuente lo que necesita del downstream system al que se escribe. El equipo de atención al cliente de una empresa no debería tener la necesidad de salir del software CRM para saber que la factura se ha creado para el cliente y cuándo se ha enviado. La necesidad de buscar en otra parte, al final, deja al cliente con una experiencia inconexa y afecta a la productividad del agente.

Errores comunes

El error más común que cometen las empresas al abordar esta necesidad empresarial es tratar de gestionar o entregar fuera del contexto de su estrategia o marco de integración. No hay nada malo en la entrega táctica de una solución en este caso, pero la estrategia debe permitirlo y cubrir las herramientas y la administración empresarial adecuadas. Hacer un desorden táctico que se trata posteriormente, por lo general, lleva a que el proceso se deshaga en algún momento. Quote-to-Cash debe ser algo bastante estratégico cuando existe una necesidad definida en una empresa. El hecho de que esté tan estrechamente vinculado al cliente, al producto y a los ingresos significa que debe gestionarse adecuadamente como un proceso continuo. Tiene que ser capaz de responder al cambio.

Otro error que cometen las empresas es no abordar los datos subyacentes, su calidad, su estructura y su modelización. Cuanto más compleja sea la oferta de productos más dependerá la eficacia de la integración del grado de armonización de los datos entre los sistemas. Las empresas deben revisar cuidadosamente los datos y el proceso. Deben aprovechar la oportunidad para revisar y optimizar ambos. Esta puede ser una actividad importante y, a veces, las empresas no la abordan de manera adecuada porque, en primer lugar, no han valorado correctamente el proceso Quote-to-Cash. Demostrar a la empresa que merece la pena el esfuerzo de hacerlo bien y entender cómo no hay que hacerlo afecta al valor del resultado.

Cómo puede ayudar Chakray

En Chakray nos aseguramos de que en la implementación tenemos las bases adecuadas para el éxito. Por un lado, garantizamos que los datos lleguen allí. Por otro lado, confirmamos que sigan llegando, ya que puede responder a los inevitables cambios de la empresa. Trabajamos con los clientes para garantizar la calidad de los datos, la armonización de los conjuntos de datos y tener acceso a los expertos en sistemas adecuados y datos de las empresas con las que trabajamos. Lo que puede parecer relativamente sencillo en un sistema CPQ puede llegar a ser, teóricamente, muy complejo en un sistema ERP. Nos aseguramos de que esas complejidades y la gestión continua de las mismas no se conviertan en algo inmanejable para el éxito de la implantación del Quote-to-Cash.

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