Source-to-Pay (S2P) y Procure-to-Pay (P2P)

Source to pay (fuente de pago)

Dentro del mercado de soluciones de aprovisionamiento de software, es frecuente el uso de Source-to-Pay (S2P) y Procure-to-Pay (P2P). La diferencia entre ambos es que el S2P prolonga el proceso P2P hasta el abastecimiento estratégico. S2P es un proceso de compra integral que abarca el abastecimiento, la negociación, la contratación y el pago a los proveedores. Por lo general, las soluciones serían Ariba, SAP o Coupa.

Estas incorporan big data, análisis de datos sobre las tendencias del mercado, el gasto histórico, la gestión de procesos, la gestión de gastos, la gestión de proveedores o abastecimiento, la gestión de facturas y mucho más:

Proporcionan una mayor visibilidad en el proceso de compra
Integran los procesos de compra en una sola plataforma
Fortalecen los procesos, apoyan el cumplimiento normativo y contractual
Mejoran la colaboración durante el abastecimiento
Facilitan la negociación de la mejora en los precios
Ofrecen una previsión de gastos más precisa

Cómo afrontar Source to pay

La solución S2P se suele utilizar mediante la implantación de soluciones de software S2P o P2P. Los proveedores de SaaS en este ámbito tienen no solo una plataforma de software para apoyar el proceso, sino también una plataforma de proveedores. El hecho de tener tanto una comunidad de proveedores para el aprovisionamiento como datos de tendencias sobre lo que la comunidad de compradores ha adquirido da a la organización una visibilidad mucho mayor de sus aprovisionamientos.

La implantación implica un análisis en profundidad, la comprensión y la asignación de los procesos de aprovisionamiento a la plataforma de software seleccionada. Para que la plataforma sea capaz de gestionar de forma adecuada las adquisiciones, es necesario asignar su plan de cuentas a la plataforma. Esto incluye proveedores, centros de coste, códigos nominales, códigos de mercancías, presupuestos, límites de aceptación y aprobadores. Se podría considerar como los datos permanentes que apoyan la implementación del sistema de abastecimiento. No obstante, estos datos están sujetos a cambios, pues periódicamente se crean nuevos centros de costes, se eliminan y se añaden proveedores, cambian los propietarios de los centros de costes y los presupuestos. Así pues, hay que integrarlo.

Además de los continuos cambios en los datos de referencia, tenemos que gestionar las cadenas de aprobación y manejar el tráfico integrado en forma de facturas que pasan al sistema financiero y de pagos que vuelven al sistema de aprovisionamiento. Aunque los sistemas financieros pueden ser bastante complejos de integrar o proporcionar opciones limitadas para las integraciones, las organizaciones también se enfrentan al reto añadido de tener que modelar e integrar una jerarquía de datos. Dicha jerarquía proviene tanto del plan de cuentas como de las vías de aprobación que deben representarse en el sistema de aprovisionamiento.

Errores comunes

Las organizaciones se dan cuenta, después de la adquisición de una solución S2P, de que les queda mucho trabajo por hacer en cuanto a la racionalización de su plan contable. Esto puede conllevar a una implementación no necesaria de una solución S2P y a un ciclo de entrega bastante prolongado.

Es frecuente que el sistema financiero no almacene toda la jerarquía de los datos permanentes necesarios para la implementación; propiedad de los centros de coste, límites de aprobación, autorización de la firma o la correcta cadena de aprobación. En ocasiones hay que recurrir a los servicios de directorio de la organización o al sistema de recursos humanos para extraer algunos de los datos permanentes.

Otro de los errores en la implementación es confundir lo que hay que saber y cuándo hay que saberlo. Esta situación puede afectar a la experiencia del usuario final, sobre todo si espera que este sea capaz de clasificar con exactitud, en términos financieros, el lugar en el que se encuentra lo que está comprando en el sistema financiero. Muchas veces estas cuestiones se clasifican en términos contables de forma retrospectiva por empleados más cualificados que sepan dónde deben situarse.

Por último, la complejidad inherente en este tipo de implementación, el tiempo, puede obligar a las organizaciones a desarrollar soluciones conectadas o implementaciones de integración punto a punto. Esto conduce, en última instancia, a un bloqueo del proveedor tanto con la solución S2P como con la ERP.

Cómo puede ayudar Chakray

En Chakray, ayudamos a empresas de todos los tamaños a afrontar complejos retos de integración. Saber cuándo los modelos de datos y los conceptos tienen una aplicación más amplia en la organización ayuda a hacer las cosas bien desde el principio. Creamos soluciones de integración que muestran los puntos de entrada y salida de la API, y nos aseguramos de que los modelos de datos que sostienen las API son apropiados y constituyen una representación del negocio en vez de la solución de software. Al hacerlo, ayudamos a evitar el bloqueo de los proveedores.

Trabajamos con las organizaciones para garantizar el desarrollo de soluciones de integración flexibles que permitan la entrega digital en la organización, en lugar de establecer soluciones puntuales aisladas.

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