¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés)?

La automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) representa un avance muy significativo en la tecnología de la automatización puesto que se centra, principalmente, en instrucciones que están preprogramadas y que mejoran la agilidad de los procesos empresariales. Al automatizar las tareas que son repetitivas, aumenta la productividad profesional y agiliza las operaciones.

La RPA mejora la productividad gracias al uso de robots de software que están programados para ejecutar tareas específicas, entre las que se incluyen actividades con base en datos y tareas con base en reglas. La implantación de herramientas de RPA en una empresa permitirá reducir significativamente los errores humanos y mejorar la eficiencia hasta niveles inalcanzables solo con esfuerzos manuales.

En este artículo, exploraremos las principales características de esta tecnología, para lo que la definiremos en términos sencillos y la distinguiremos de los conceptos generales de automatización en términos de alcance y responsabilidades. Además, examinaremos sus beneficios y abordaremos estrategias útiles para superar los posibles obstáculos.

¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)? Características principales y casos de uso sobre RPA explicados de forma sencilla

La RPA es un software de escritorio que está diseñado para automatizar tareas que son repetitivas o predecibles que suelen realizar los humanos. Utiliza robots de software, o «bots» que pueden emular acciones humanas para ejecutar una secuencia de pasos y así completar actividades importantes sin intervención humana. La RPA puede ser especialmente útil para automatizar procesos empresariales que requieren la interacción con múltiples sistemas digitales.

Además, algunos programas de RPA ofrecen funciones de código bajo, lo que permite a los usuarios programar fácilmente los bots para que realicen las tareas necesarias y obtengan un rendimiento óptimo.

Principales características

Antes de entrar en detalles, exploraremos las principales características de la automatización robótica de procesos (RPA):

• Automatización de tareas repetitivas: los bots de RPA pueden gestionar tareas como la introducción de datos, la manipulación de archivos, la cumplimentación de formularios y los procesos administrativos que son repetitivos de forma eficaz.
• Integración de distintos sistemas: los bots pueden funcionar en diferentes sistemas de software, lo que los hace ideales para tareas que requieren interactuar con varias aplicaciones, como la extracción de datos de un sistema para introducirlos en otro.
• Toma de decisiones con base en reglas: la RPA sigue reglas y lógicas que están predefinidas, lo que la hace adecuada para procesos que no requieren el juicio humano o una toma de decisiones compleja.
• Tecnología no invasiva: la RPA no requiere cambios significativos en la infraestructura informática con la que se cuenta. Puede superponerse a los sistemas habituales, lo que facilita y abarata su implantación en comparación con otras soluciones de automatización.

Casos de uso de la RPA: ¿cuándo conviene utilizar RPA?

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de uso del amplio potencial transformador de la RPA en diversos sectores:

Finanzas y contabilidad:

• Tramitación de facturas: automatización de la extracción de datos de las facturas y su introducción en los sistemas contables.
• Cuentas por pagar y por cobrar: automatización de la gestión de cuentas por pagar y por cobrar, incluye el procesamiento de pagos y la gestión de cobros.
• Gestión de gastos: agilización de la tramitación de informes de gastos y reembolsos.

Recursos humanos:

• Incorporación de empleados: automatización del proceso de creación de perfiles de nuevos empleados en varios sistemas, de la inscripción en las prestaciones y de otras tareas de incorporación.
• Procesamiento de nóminas: automatización de la compilación de los datos de las nóminas y garantía de un pago correcto de los salarios.
• Gestión de los datos de los empleados: gestión de los cambios de datos de los empleados, como actualizaciones de dirección o cambios de puesto, en varios sistemas internos.

Servicio de atención al cliente:

• Respuestas automatizadas: gestión de consultas estándar de los clientes con respuestas que están automatizadas.
• Actualizaciones de la información de contacto: actualización de la información de contacto de los clientes en múltiples plataformas.
• Programación de servicios: automatización de la programación de citas para servicio al cliente o de seguimiento.

Sanidad:

• Programación de citas de pacientes: gestión de las citas de los pacientes y envío de recordatorios.
• Gestión de historias clínicas: actualización y gestión de las historias clínicas de los pacientes en distintos sistemas.
• Facturación y tramitación de reclamaciones: automatización de la tramitación de facturas médicas y reclamaciones de seguros.

Sector retail y e-commerce:

• Tramitación de pedidos: automatización de la tramitación de pedidos, incluye la actualización de los sistemas de inventario y el inicio de los procesos de envío.
• Tramitación de devoluciones: gestión de las solicitudes de devolución y actualización del inventario y los registros financieros en función de estas.
• Análisis de las opiniones de los clientes: recopilación y procesamiento de las opiniones de los clientes para su análisis.

Cadena de suministro y logística:

• Gestión del inventario: actualización y gestión de los niveles de inventario a partir de datos en tiempo real.
• Seguimiento y coordinación de envíos: automatización del seguimiento de los envíos y actualización de los sistemas con información sobre el estado y la ubicación.
• Incorporación de proveedores: agilización del proceso de incorporación de nuevos proveedores y gestión de sus datos.

Operaciones informáticas:

• Migración e introducción de datos: automatización de la migración de datos entre sistemas o de las tareas habituales de introducción de datos.
• Monitoreo de redes: monitoreo del estado de la red y detección automática de problemas para su revisión.
• Gestión de cuentas de clientes: gestión de cuentas de usuario, incluye la creación, la actualización y la eliminación.

Banca:

• Tramitación de préstamos: automatización de las fases iniciales de la tramitación de préstamos, como la recopilación de datos y la evaluación inicial.
• Detección de fraudes: ayuda en la supervisión de las transacciones para detectar posibles actividades fraudulentas.
• Cumplimiento de KYC: automatización de la recopilación y verificación de datos de clientes para el cumplimiento de la normativa «Conozca a su cliente» (KYC, por sus siglas en inglés).

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¿Todos los sistemas RPA son de código bajo?

No todo el software de automatización robótica de procesos (RPA) es necesariamente de código bajo, pero muchas herramientas de RPA están diseñadas con principios de código bajo o sin código. Por ejemplo, la mayoría del software RPA de código bajo está diseñado específicamente para desarrolladores no profesionales, que pueden carecer de conocimientos de programación, o para desarrolladores que desean evitar una programación lógica compleja y laboriosa. Por otro lado, las opciones de codificación rígida son más adecuadas cuando el resultado que se desea requiere un alto grado de flexibilidad de personalización. Además, existe una tercera opción: el software híbrido, que permite que los enfoques de código bajo y de código rígido trabajen de forma sincronizada, y oofrezcan lo mejor de ambas opciones.

¿Cuál es la diferencia entre la RPA, los flujos de trabajo y la automatización de procesos?

Ahora que hemos definido con exactitud qué es la RPA, quizás te interese saber qué la distingue de otros conceptos de automatización, como un flujo de trabajo general o la automatización de procesos. Aunque a menudo se considera que la RPA es una extensión de la automatización de procesos, es importante delimitar cada una de ellas para comprender sus características específicas que, como cabe destacar, pueden ejemplificarse mediante un orden jerárquico. En la siguiente sección, trazaremos una línea divisoria entre estos conceptos para aclarar los factores definitorios de cada uno.

Automatización robótica de procesos (RPA)

• Alcance: la RPA se centra en la automatización de tareas específicas que son repetitivas, con base en reglas y suelen implicar la interacción con sistemas digitales. El alcance suele limitarse a tareas individuales y no a procesos en su totalidad.
• Responsabilidades: los bots RPA se encargan de imitar acciones humanas como hacer clic, teclear y extraer datos. Se encargan de tareas como la introducción de datos, la manipulación de archivos o la transferencia de datos entre sistemas.
• Nivel de detalle: la RPA opera a un nivel micro, se ocupa de la automatización de tareas específicas. Implica un guion que está detallado de cada paso que daría un ser humano para completar una tarea.

Flujo de trabajo

• Alcance: los flujos de trabajo se refieren a la secuencia y ejecución de los procesos empresariales. Son más amplios que las tareas individuales y se centran en cómo se organizan los distintos pasos de un proceso y cómo se transmite la información o las tareas de una etapa a otra.
• Responsabilidades: la gestión de flujos de trabajo consiste en definir, ejecutar y automatizar los procesos empresariales. Garantiza que las tareas, la información o los documentos pasen de un participante a otro en la secuencia correcta y que se sigan las reglas del proceso.
• Nivel de detalle: los flujos de trabajo operan a un nivel intermedio, se centran en la secuencia y coordinación de tareas dentro de un proceso. Implican detallar la secuencia y las reglas, pero no automatizan necesariamente las tareas en sí.

Automatización de procesos: 

• Alcance: la automatización de los procesos, o la automatización de los procesos empresariales (BPA, por sus siglas en inglés), abarca el uso de la tecnología para automatizar procesos empresariales que son complejos. Es más amplia que la RPA, ya que pretende automatizar los procesos en su totalidad.
• Responsabilidades: la BPA se encarga de automatizar una secuencia de actividades o flujos de trabajo para mejorar la eficiencia empresarial. Implica integrar aplicaciones, reestructurar los recursos laborales y utilizar aplicaciones informáticas en toda la empresa.
• Nivel de detalle: la BPA opera a nivel macro, automatiza procesos enteros. Implica una visión de alto nivel del proceso empresarial e integra diversas tareas y flujos de trabajo en un proceso que está automatizado y cohesionado.

RPA vs. Flujos de trabajo vs. Automatización de procesos: resumen

A continuación, incluimos una tabla resumen que muestra de forma clara y concisa las diferencias entre la RPA, los flujos de trabajo y la automatización de los procesos:

Beneficios de la RPA

Los beneficios de utilizar un software de RPA son muchos. Por ejemplo, como estos bots trabajan de forma autónoma sin necesidad de intervención humana una vez están programados, pueden estar en funcionamiento todo el tiempo. De esta forma, se mejora la precisión, se ahorran costes y se aumenta la productividad. Profundicemos en estas ventajas de la RPA para comprenderlas mejor:

• Mayor eficacia y productividad

Los bots RPA pueden funcionar 24 horas al día, 7 días a la semana, sin interrupciones, lo que permite realizar las tareas mucho más rápido que con el procesamiento manual. Esto aumenta la productividad general y permite a los empleados humanos centrarse en tareas más complejas.

• Ahorro de costes

Al automatizar las tareas rutinarias, la RPA reduce los costes laborales que están asociados a estas tareas. Con el tiempo, esto puede suponer un importante ahorro de costes para la empresa.

• Mayor precisión

La RPA reduce la probabilidad de errores que están asociados al procesamiento humano, como los fallos en la introducción de datos. Esta mayor precisión es muy importante en ámbitos en los que la exactitud es esencial, como las transacciones financieras y los informes de cumplimiento.

• Mayor cumplimiento

La RPA puede programarse para seguir con precisión los requisitos normativos, lo que facilita a las empresas el cumplimiento de diversas normas legales y del sector.

• Mejor experiencia del cliente

Al agilizar los procesos y garantizar la precisión, la RPA permite dar respuestas más rápidas de atención al cliente y aumentar los niveles de satisfacción.

• Satisfacción laboral

Al automatizar las tareas mundanas y repetitivas, los empleados pueden dedicarse a tareas más provechosas y gratificantes, lo que puede mejorar la satisfacción laboral y reducir el agotamiento.

• Agilidad empresarial

La RPA permite a las empresas adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado y a las demandas operativas ya que los bots pueden reprogramarse para abordar nuevas tareas o procesos.

• Información y análisis

Las herramientas de RPA recopilan datos sobre la ejecución de tareas que pueden analizarse para obtener información sobre la eficiencia de los procesos, los cuellos de botella y las áreas de mejora.

• Reducción del riesgo operativo

Al minimizar la intervención humana en los procesos rutinarios, la RPA reduce el riesgo de errores e incoherencias en las operaciones empresariales más importantes.

Además, la RPA no es la única que presenta beneficios significativos; se ha demostrado que la implementación de la automatización en general produce un retorno sobre la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) de más del doble que la de las empresas que optan por otras alternativas. Esta constatación se describe en un análisis de McKinsey, que subraya las considerables ventajas financieras de optar por la automatización.

Problemas de la RPA

La tecnología RPA no está exenta de fallos y puede verse limitada por la calidad de su programación. Los bots siguen unas reglas y una lógica predefinidas, por lo que carecen de la capacidad de gestionar tareas que requieren juicio humano, creatividad o toma de decisiones complejas. Esto significa que la RPA no es adecuada para todo tipo de tareas, y que su eficacia depende de las reglas y procesos que se haya programado que siga.

Además, la escalabilidad es otro aspecto fundamental en el que este tipo de tecnología puede encontrar dificultades. A medida que se introducen más datos, los bots pueden tener problemas para seguir el ritmo de las órdenes, lo que provoca errores y largos tiempos de ejecución. A menudo, esto puede atribuirse directamente a los recursos que están asignados a la implementación del software. Los equipos que son anticuados o inadecuados pueden afectar significativamente al rendimiento y la eficacia de los sistemas RPA.

Por último, hay que tener en cuenta la seguridad y la privacidad. Dado que los bots de la RPA manejan y procesan datos confidenciales, existe el riesgo de que se produzcan filtraciones y violaciones de datos si las herramientas de automatización no están debidamente protegidas. Por esta razón, es fundamental garantizar que las soluciones de RPA cumplen las normas y reglamentos de protección de datos para evitar riesgos legales y de reputación.

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Superación de los obstáculos de la RPA con integración

A la hora de implementar la tecnología RPA en un sistema hay que superar varios obstáculos. Es esencial utilizar el mejor equipo que esté disponible para aumentar la eficacia de la RPA. Por ejemplo, la integración y unas sólidas medidas de ciberseguridad, como el cifrado de datos o Identity and Access Management (IAM) pueden resolver de forma eficaz los problemas de escalabilidad y seguridad. El acceso a la información de múltiples sistemas de la empresa permite a la RPA funcionar con rapidez y eficacia, garantiza el cumplimiento de los requisitos que han sido seleccionados. Además, un plan de ciberseguridad eficaz que cumpla la normativa de protección de datos es crucial para prevenir las filtraciones de datos.

Sin embargo, como ya hemos mencionado, para que la RPA gestione grandes volúmenes de datos se requiere algo más que una integración eficaz y una sólida estrategia de ciberseguridad. Un mantenimiento constante es otro aspecto importante. Tecnologías como Boomi, Azure o Workato, que ofrecen funciones de código bajo, monitoreo en tiempo real y una interfaz accesible, pueden simplificar el proceso. No obstante, un equilibrio entre automatización y habilidad humana, especialmente para el mantenimiento y las actualizaciones o revisiones periódicas de los bots, es vital para una implementación óptima. 

En este contexto, un equipo de expertos como Chakray, que es conocido por su planificación de estrategias y soluciones técnicas que son específicas, es la elección perfecta para potenciar las implementaciones de RPA y alcanzar nuevas cotas.

Conclusión

La RPA mejora la productividad empresarial y aumenta el ROI mediante la automatización de tareas como la introducción de datos, libera así a los empleados de tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. Este cambio les permite centrarse en un trabajo más esencial que favorece la productividad general de la empresa. Además, la RPA reduce los errores humanos y puede funcionar 24 horas al día, 7 días a la semana, sin interrupciones. Hemos determinado que la RPA opera a microescala, se centra en procesos específicos del día a día en lugar de en la automatización a media o gran escala.

Asimismo, hemos analizado los principales retos que están asociados a la RPA y cómo pueden superarse con soluciones iPaaS como Boomi, Azure o Workato, estrategias de ciberseguridad como las tecnologías IAM, y los conocimientos humanos esenciales necesarios para el mantenimiento, las revisiones y las actualizaciones del sistema.

En Chakray, nuestro enfoque es flexible y experto de las soluciones e incluye una planificación estratégica y unos conocimientos técnicos para responder con rapidez a situaciones exigentes que requieren una atención inmediata o un monitoreo constante.

Si buscas una implementación de automatización a medida que cubra la arquitectura informática o la eficiencia operativa, estamos aquí para ayudarte a alcanzar tus objetivos empresariales. Si necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.