Workato para integraciones ERP: el camino hacia la eficacia

Las empresas tienen que hacer frente a desafíos constantes, tales como la insuficiente gestión de la información, y el crecimiento de las expectativas de los clientes. Por ello, los sistemas ERP podrían ser la respuesta para abordar grandes desafíos. Una sólida solución de integración podría potenciar, en gran medida, las interacciones entre un ERP y otros sistemas clave. Workato es una tecnología de plataforma de integración como servicio (iPaaS) que podría ser una de esas soluciones. En este artículo, se pondrán de relieve todos los beneficios de elegir Workato para las integraciones ERP de tu empresa, por qué deberías considerar adoptar esta tecnología para tu empresa y cómo utilizarlo. 

Acerca de Workato

La función principal de Workato es la de una plataforma de integración como servicio (iPaaS), es decir, la de un puente, entre sistemas dispares y multifunción, que facilita estas integraciones. Por ejemplo, Workato utiliza la automatización para reducir el esfuerzo necesario para establecer una conexión que, de otro modo, llevaría demasiado tiempo y que requeriría conocimientos técnicos. Además, ofrece una experiencia de usuario low-code o non-code junto con plantillas de automatización denominadas recipes (recetas) que facilitan considerablemente la personalización y la implementación.

Si sigues leyendo, aprenderás cómo la plataforma Workato aumenta el valor de tus integraciones ERP. 

La importancia de una integración ERP

Entonces, ¿por qué es necesario integrar un ERP?, ¿es una herramienta necesaria para agilizar tus procesos? Veamos algunos de sus usos y ventajas para las empresas:

Casos prácticos y ejemplos de una integración ERP

A continuación, te presentaremos tres ejemplos y casos prácticos comunes en los que la integración ERP resultaría muy útil para tu empresa:

• Gestión financiera: los ERP se pueden utilizar para monitorizar los gastos, los ingresos y las transacciones que realiza una empresa. Cuando se utilizan datos históricos, también se pueden hacer prospectos y generar informes financieros que ayuden en la toma de decisiones en el nivel empresarial. 
• Gestión de la cadena de suministro: los ERP proporcionan una vista centralizada del inventario de la empresa al combinar datos de proveedores y de clientes, lo que ayuda a realizar el seguimiento de las mercancías desde la producción hasta la entrega, lo que proporciona visibilidad de las actividades de gestión de existencias.  
• Gestión de recursos humanos: los ERP facilitan tareas de Recursos Humanos, lo que incluye procesos como la contratación, creación de nóminas, gestión de registros, asignación de permisos, entre otros procesos. Los ERP también pueden permitir a las personas de tu equipo ayudarse entre sí en una interfaz intuitiva, fácil de usar y a través de la cual, pueden gestionar diferentes aspectos sobre sus registros, como solicitudes de permisos y revisiones de desempeño.   

¿Cuáles son los beneficios de una integración ERP?

Echemos un vistazo a tres ventajas de las integraciones ERP y cómo podrían afectar de forma positiva a tu empresa: 

• Visión unificada de los datos: en lugar de que los datos existan en distintas aplicaciones (silos de datos), un ERP puede fusionar todos los datos de la empresa para crear una imagen coherente y precisa de los mismos en todas las funciones corporativas. De este modo, se reducen los tiempos de acceso a los datos y se agilizan los procesos.
• Visualización y análisis de datos más profundos: la mayoría de las herramientas ERP ofrecen cierto nivel en cuanto a la creación de informes y de análisis que ayudan a identificar y a gestionar los puntos débiles que surgen dentro de la empresa en áreas como marketing, ventas, finanzas e inventariado. 
• Mejora de la toma de decisiones: gracias a su capacidad para recopilar datos de forma oportuna y precisa, los ERP favorecen que la toma de decisiones se base en datos, lo que puede preparar a tu empresa para el futuro en el mercado.  

– ¿Quieres obtener más información sobre la integración y modernización de sistemas ERP? Echa un vistazo a nuestro artículo sobre el tema: Descifrando el camino hacia la excelencia empresarial: guía para integraciones ERP-  

Contribuciones únicas de Workato a las integraciones ERP

Una integración ERP consiste en conectar un software ERP con otras aplicaciones existentes en la empresa. En el pasado, la mediana empresa disponía de muchas menos aplicaciones de las que existen hoy en día en un entorno informático empresarial.

 Además, los ERP han dejado de ser sistemas tradicionales y heredados para convertirse en sistemas alojados en la cloud. Por este motivo, era razonablemente eficaz confiar en las API y en el API Management para integrar un sistema ERP tradicional con otros sistemas. Sin embargo, en la actualidad, es inviable realizar integraciones ERP, especialmente las basadas en la cloud, sin una solución de integración adecuada para reducir la intervención manual en las actividades centradas en un sistema ERP. 

Por eso, un iPaaS como Workato es el producto perfecto para empresas con una amplia lista de sistemas informáticos a integrar, ya que ofrecen conectores preconstruidos para crear flujos de integración a un ritmo mucho más rápido. Un iPaaS puede ocuparse de integraciones ERP de todo tipo, como ERP-CRM, ERP-BI (software de inteligencia empresarial), ERP-HCM (software de gestión de capital humano), etc. 

¿Qué diferencia a Workato de otros iPaaS? ¿Por qué utilizar Workato para tus integraciones ERP?

Al utilizar Workato para las integraciones ERP, estas son algunas de las razones por las que podrás sobresalir en comparación con el resto de tus competidores: 

• La automatización inteligente ayuda a crear integraciones a un ritmo acelerado.
• Las plantillas preconstruidas ayudan a las empresas a mejorar sus funciones empresariales. Por ejemplo, Workato tiene una integración prediseñada con un ERP llamado Infor con automatizaciones para ayudar en la recopilación de los libros de contabilidad, los datos de facturación y pedidos de otras aplicaciones, las aplicaciones de comercio electrónico, etc. 
• Las secuencias de comandos personalizadas permiten a los desarrolladores que utilizan Workato para integraciones ERP tener un control total sobre la ejecución de flujos de trabajo complejos.  
• Las herramientas avanzadas de mapeo de datos adaptadas específicamente a las estructuras de datos ERP contribuyen a la calidad y a la coherencia de los datos. 
• El control de versiones facilita la integración con independencia de las veces que la empresa actualice el ERP. 
• Por último, un soporte exhaustivo, como la documentación y una comunidad sólida, proporcionan a los usuarios la seguridad necesaria para su viaje de integración de ERP. 

– Si necesitas ayuda para integrar un ERP con otras aplicaciones y/o sistemas a través de Workato, contacta con nosotros ahora-  

Cómo utilizar Workato para integraciones ERP 

A continuación, tienes una guía paso a paso para utilizar Workato en integraciones ERP: 

Paso 1: comprende los requisitos necesarios para una integración ERP 

Identifica el sistema ERP que quieres integrar y destaca los objetivos de integración para estas acciones. Documenta los procesos de integración, como actualizaciones de pedidos, historial de transacciones, cambios en el inventario, información sobre clientes, etc.  

Paso 2: crea una nueva recipe (receta) 

Workato se refiere a las integraciones como recetas (recipe, en inglés). Dentro de tu proyecto, haz clic en el botón ‘Create Recipe’ para iniciar una nueva integración. Elije tu ERP como aplicación trigger. Workato ofrece una selección de conectores ERP preconstruidos para los sistemas ERP más populares. Por último, define el evento trigger o activador que iniciará la integración. El trigger depende de un evento que se produce en la aplicación, como un registro ERP que se ha añadido o actualizado recientemente.

Paso 3: configura las conexiones

Conecta tu sistema ERP a Workato al introducir las credenciales y los permisos de acceso necesarios. Selecciona la aplicación de acción que deseas integrar con tu sistema ERP. Esta es la aplicación en la que tendrá lugar una acción tras un evento o trigger en el ERP, como una comprobación de datos o una escritura en la aplicación. Entre las aplicaciones de acción más comunes se encuentran los CRM, las plataformas de comercio electrónico o cualquier otro software empresarial. 

Paso 4: mapeo de campos de datos y filtros 

Define cómo se transferirán los datos entre el sistema ERP y la aplicación de acción. Mapea los campos de datos del activador ERP a los campos correspondientes en la aplicación de acción. Después, aplica los filtros para determinar las condiciones en las que debe activarse la integración. Por ejemplo, un filtro podría especificar que para activar el flujo de trabajo de integración con Workato, un nuevo pedido de ventas registrado en el ERP debe superar los 2 000 euros. Por último, utilice las funciones de transformación de datos para formatear, modificar o mejorar los datos. 

Paso 5: realiza pruebas y activa

Antes de activar la integración, realiza una prueba para verificar que los datos fluyen de forma correcta entre el sistema ERP y la aplicación de acción. Una vez que estés satisfecho con los resultados de la prueba, activa la receta para habilitar o desplegar tu integración. 

Paso 6: supervisa y haz seguimiento

Supervisa de forma continua la integración para detectar errores o problemas. Actualiza la integración en consecuencia para que se adapte a los cambios en su sistema ERP o a la aplicación de acción. 

Paso 7: documenta y capacita 

Documenta el proceso de integración, como las configuraciones y todos los pasos de resolución de problemas. Capacita a tu equipo sobre cómo implementar y gestionar la integración. 

Ventajas de Workato para integraciones ERP 

Al implementar Workato para integraciones ERP, algunos beneficios para tu empresa pueden ser los tres siguientes:

Integraciones escalables

A medida que tu empresa crece, es posible que tengas que ampliar las integraciones de tu ERP para cubrir un abanico más amplio de aplicaciones. La escalabilidad de Workato garantiza que el crecimiento de la empresa y el desarrollo de su ecosistema informático se alineen a la perfección. 

Satisfacción del cliente

Workato puede integrar ERP con CRM y otras aplicaciones que se centren en el cliente, lo que facilita sus funciones en relación a las tareas de cara al cliente. Si los representantes de atención al cliente son una parte importante de tu personal, pueden beneficiarse de la sincronización de datos en tiempo real de Workato para responder a las preguntas de los clientes y guiarles a lo largo del proceso de venta. 

Ahorro de costes y eficiencia de los recursos

La interfaz intuitiva de Workato ahorra a aquellos usuarios sin conocimientos técnicos el tiempo necesario para comprender los aspectos básicos de la plataforma y crear integraciones rápidas. Esto reduce la necesidad de formación adicional y permite a las personas de tu equipo dedicarse a cuestiones más estratégicas. Además, la asignación de recursos se vuelve más precisa debido a las integraciones más rápidas y a que los gastos generales que soporta el equipo de TI son reducidos en comparación con otros sistemas. 

Conclusión 

En una era en la que la eficiencia se valora por encima de todo, Workato destaca como una gran solución para integraciones ERP y otras aplicaciones iPaaS. Simplifica las intrincadas necesidades de una empresa y la ayuda obtener el máximo rendimiento en el dinámico mercado actual. Usando Workato para tus integraciones ERP, tu programa de trabajo (para conectar los sistemas de una entidad) se convierte en algo más que eso, se convierte en una aventura estratégica hacia el crecimiento y el éxito. 

¿Tienes preguntas sobre las capacidades de Workato? ¡En Chakray somos especialistas en la tecnología de Workato! Contacta con nosotros para que nuestros expertos se pongan en contacto contigo para atender tus necesidades.