Teletrabajo: Los 7 mejores consejos para trabajar desde casa

Para la mayoría de nosotros, la pandemia del COVID-19 será seguramente la experiencia más disruptiva de nuestras vidas, y que entre muchas otras cosas ha cambiado nuestra forma de trabajar, puesto que ahora hay que trabajar desde casa. 

En nuestro sector, es relativamente fácil desde un punto de vista técnico adaptarse a teletrabajar, y sin embargo, es un cambio radical en la forma de trabajar de muchas personas, y queríamos compartir nuestra experiencia desde Chakray, lo que hemos identificado como buenas prácticas y nuestros consejos.

• Crear un entorno de trabajo cómodo y adecuado

Primero debemos acondicionar un espacio de trabajo en nuestra casa. Es deseable tener una habitación dedicada al teletrabajo, pero este requisito puede ser complicado de cumplir para muchas personas. 

Es aconsejable disponer de un escritorio amplio y limpio de elementos que puedan distraernos, o provocar una sobrecarga visual, que al final afecta a nuestra capacidad de concentración.

La música puede ser un gran aliado para trabajar desde casa. Ayuda a aislarte del ruido exterior y, según los gustos de cada uno, te relaja o motiva para seguir con el trabajo. Disfruta de esos pequeños momentos de relajación para luego aprovechar mejor el tiempo frente al ordenador y evitar distracciones.

• Herramientas y dispositivos necesarios para trabajar desde casa

Para poder trabajar en casa con éxito, es importante cumplir una serie de requisitos. Tener una buena conexión a internet y un router decente es esencial, tanto para poder trabajar a distancia sin problemas como para mantener el contacto con el resto de compañeros como veremos más adelante. Además, será necesario disponer de una webcam (en caso de no utilizar un portátil) y un monitor auxiliar para hacer más cómoda la experiencia. 

Aunque no es imprescindible, es de gran ayuda que la información compartida que se maneja en los grupos de trabajo se almacenen en un servicio en la nube. Con esto nos referimos a cuestiones como:

• Documentación de los proyectos, procedimientos, buenas prácticas.
• Repositorios de código.
• Herramientas de CI/CD (Integración continua/Despliegue continuo).
• Gestión de tareas.
• ERP para el seguimiento económico de los proyectos.
• Mensajería, chats, videoconferencia.

En el caso de Chakray, dependiendo del proyecto y de la preferencia del cliente, podemos utilizar tanto herramientas en la nube, como servicios disponibles en la instalaciones del cliente, o en los de Chakray, y lógicamente en ese caso de utilizar esos servicios on premise, se utiliza una VPN para disponer de un acceso seguro.

En cuanto a las herramientas concretas, esas varían según el proyecto y podemos usar: Confluence, Google Docs, Gitlab, Bitbucket, Jenkins, Gitlab-ci, Jira, Odoo, Google Hangouts, Google meet, Mattermost, etc.

Con relación a nuestros portátiles, con frecuencia utilizamos máquinas virtuales, de forma que nos aseguremos de que todos los desarrolladores tienen un entorno homogéneo y fácil de actualizar, y para ello nos apoyamos en herramientas de virtualización como Virtual box.

Un elemento al que no solemos dar mucha importancia pero que puede facilitar en gran medida la comunicación es disponer de un micro y altavoces de calidad. Eso puede afectar muchísimo a la calidad del sonido durante las reuniones o videoconferencias. Lo ideal es unos buenos auriculares en los que el micro sea muy selectivos respecto al sonido. De ese modo, todo el mundo nos podrá comprender mucho mejor, y eso afecta muchísimo a la forma en la que nos comunicamos.

• Mantener el contacto con tus compañeros, evitar aislamiento

Cuando empiezas a trabajar desde casa es algo común cometer el error de aislarte del mundo que te rodea y esto te provoca una sensación de soledad. Esto es algo que debes de evitar, ya que es fundamental para realizar bien tu trabajo, la comunicación. Por eso, siempre recomendamos hablar por teléfono o hacer videollamadas con tus compañeros.

En Chakray, dado que hacemos un seguimiento de nuestra actividad con Scrum, estamos acostumbrados a realizar breves reuniones diarias [daily standup] para informar de cómo vamos en nuestras tareas, coordinarnos, o comentar si estamos atascados con algún problema. Esa práctica se ha trasladado al teletrabajo sin mayor dificultad.

Sin embargo, hemos perdido la posibilidad de cada mañana tomar un café con los compañeros, y charlar sobre cuestiones ajenas al trabajo. Por ello, para mantener ese tipo de contacto, hemos acordado empezar nuestra reunión diaria quince minutos antes, para un poco de charla ajena al trabajo, y de ese modo sentirnos conectados con otras personas. En esas charlas es inevitable que hablemos sobre la situación, pero al menos, compartir las inquietudes ayuda a sobrellevarlas, y siempre que podemos añadimos un toque de humor que ayuda a mantener la moral en los momentos difíciles.

Luego, durante el día, cuando necesitamos tratar alguna cuestión con un compañero, aunque muchas veces lo resolvemos chateando, a veces preferimos hacer una videoconferencia, simplemente por tener un contacto menos impersonal.

Igualmente recomendamos en este tiempo de encierro, ya fuera del horario laboral, mantener el contacto con otras personas, familia, amigos. Hay personas que lo están pasando mal, con ansiedad por la incertidumbre, el miedo, las dificultades económicas, y compartir eso con un amigo siempre ayuda a sentirse más acompañado. Hemos notado que de forma natural estamos recurriendo más a videollamadas que a las llamadas telefónicas, o mensajes por chat, por tener un contacto más rico y cercano con las personas que nos importan.

• Enfocarse, evitar las distracciones cuando teletrabajas

Para ser más productivo es importante estar enfocado en el trabajo. Hay personas que tienen más distracciones trabajando desde casa, y otras que por el contrario se distraen más trabajando en la oficina. 

En este tiempo de cuarentena, seguramente compartimos ese espacio con otros miembros de la familia. Por ello, es recomendable tener un espacio independiente donde uno se pueda concentrar. Especialmente es a los niños pequeños, a los que más difícil puede resultar comprender que tienen que respetar ese espacio, o comportarse de una forma que no obligue a cada momento a salir y poner orden.

Por otra parte, hay que encontrar un difícil equilibrio entre conseguir una buena concentración y evitar el aislamiento. Pensamos que es positivo tener toda la interacción que sea necesaria con otros compañeros de trabajo, tanto para cuestiones de trabajo, como otras ajenas a él, dentro de un orden.

Igualmente uno puede sentirse tentado a mantener cierto contacto a través de redes sociales, como puede pasar cuando nos encontramos en la oficina. En este tiempo de reclusión, una cierta interacción externa, sin excesos puede ayudar a mantener el estado de ánimo, la moral y el buen humor, siempre  buscando un equilibrio y que no sea una fuente excesiva de distracciones.

No es aconsejable estar 8 horas seguidas sentado sin levantarse del puesto de trabajo. No lo es en la oficina ni tampoco lo es en el teletrabajo. Haz pequeños descansos periódicamente, como por ejemplo ir a la cocina a beber agua o tomar algo, ir al balcón y estar un par de minutos viendo el exterior (y tomar un poco de Sol), o simplemente dar un par de paseos por la casa. 

Un consejo que podemos dar, general, no solo para este tiempo especial es usar técnicas simples como Pomodoro, para mejorar la concentración, con periodos de trabajo intenso y pausas breves planificadas. 

• Mantener disciplina, establecer un horario y vestirse como si fueras a trabajar a la oficina

Trabajar en casa permite un uso muy flexible de nuestro tiempo, tanto para el trabajo como para los asuntos domésticos. Sin embargo, eso es un arma de doble filo. 

Por la parte positiva, podemos hacer en cualquier momento lo que nos apetezca o necesitemos hacer, es decir, hay una flexibilidad máxima. Eso puede tener inconvenientes, como que haya un desequilibrio y que, o bien no sepamos desconectar del trabajo y estemos más tiempo del necesario, o por contra, que nos ocupemos con cuestiones ajenas al trabajo que nos impidan completar nuestra actividad al ritmo esperado. Cualquiera de esas dos situaciones son negativas y deberíamos evitarlas.

Una forma que sugerimos para evitar estos desequilibrios es decidir un horario de trabajo parecido al que seguías cuando ibas a la oficina y seguirlos con cierta disciplina. De ese modo conseguiremos una buena separación entre el trabajo y nuestras actividades domésticas. 

Nos sentiremos más satisfecho de haber cumplido con nuestra actividad laboral, y nos sentiremos con más tiempo libre para ocuparnos de otras cosas ajenas al trabajo, cuando estemos fuera de ese tiempo. Si se pierde esa separación, es muy posible que nos sintamos culpables por trabajar demasiado, y por dedicar tiempo a nuestros asuntos. Por supuesto, dúchate, vístete e incluso échate colonia si lo deseas. Estos consejos te ayudarán a normalizar la situación y a separar el tiempo de trabajo con el resto del día.

• Gestionar nuestra energía, mantener la motivación

Este es un consejo general que puede aplicarse a un trabajo en la oficina o en casa. Cada persona atraviesa diferentes estados durante el día. Hay momentos en los que nos podemos sentir más activos, más despiertos, y momentos en los que nos podemos sentir más cansados, más torpes. 

Normalmente son ciclos relacionados con las horas del día. Hay personas más activas al principio del día y otras que se sienten más activas según avanza el día.

Proponemos reconocer cómo funcionan esos ciclos en nosotros, con qué energía nos sentimos en cada momento, y en la medida de lo posible, adaptar nuestra actividad. 

Ese momento en que nos sentimos muy activos y despiertos, es el ideal para abordar tareas complejas que requieren mucha concentración, problemas difíciles que pueden suponer un reto estimulante. 

Por contra, cuando nos encontramos cansados, un poco adormilados (eso puede ocurrir al comienzo del día para algunos, después de comer, o por la tarde, para otros) no es un buen momento para abordar tareas complejas o exigentes. Puede ser un buen momento para abordar tareas menos exigentes y que requieren menos concentración, como cierto tipo de informes, partes de actividad, generar documentación, etc.

• La importancia de terminar tareas

Esta recomendación también es de carácter general, pero quizás en un tiempo de teletrabajo obligatorio puede resultar aún más importante. Seguramente todos necesitamos en mayor o menor medida que nuestro trabajo se reconozca, por nosotros mismos, y por los demás. 

Cuando se trabaja desde casa esto resulta un poco más difícil porque la distancia quita visibilidad a nuestra actividad y la de los demás. Lo único realmente visible son las tareas que vamos completando. 

Si tenemos cierta tendencia a la dispersión es fácil que estemos implicados en varias tareas a la vez. Si tenemos tendencia a procrastinar (posponer lo que nos resulta difícil), es muy fácil que nos aliviemos aplazando una tarea difícil y que no sabemos bien cómo abordarla, y nos pongamos con otra. A fin de cuentas, seguimos trabajando, ¿no?

Es muy importante el efecto emocional de terminar algo, sobre todo cuánto más difícil es. No cabe duda de que produce satisfacción, y nos libera de una carga pesada, y nos sentimos que tenemos más energía para abordar la siguiente tarea.

En cambio, si estamos implicados en muchas tareas simultáneas, es fácil que vayamos saltando de una a otra según nos bloqueamos; en ese caso, podemos estar tremendamente activos pero nunca terminamos nada, y esa dispersión nos resta energía porque no podemos dejar de pensar en las tareas que tenemos pendiente. 

Sin embargo, si nos enfocamos en terminar las tareas, ponemos toda la energía en terminarla, evitamos los cambios de contexto, conseguiremos con más frecuencia tener la satisfacción de terminar cosas.

Esperamos que estos consejos / tips te ayuden a ser más productivo en estos tiempos en los que hay que trabajar desde casa.